Dưới đây là 15 quy tắc gồm những lời khuyên và mẹo giúp bạn sử dụng email đúng cách, hiệu quả và kiểm soát tốt nhất ứng dụng này.
1/ Có một địa chỉ email lâu dài
Thay đổi địa chỉ email cũng phiền phức như đổi số di động, khiến cho bạn bè phải vất vả cập nhật lại sổ địa chỉ. Thay đổi địa chỉ email chủ yếu là do công việc thay đổi (với địa chỉ email do cơ quan cấp) hoặc do nhà cung cấp dịch vụ trục trặc (ngừng dịch vụ hoặc phá sản).
Bạn có thể giảm thiểu khả năng phải thay đổi địa chỉ email bằng cách chọn nhà cung cấp bạn tin tưởng họ sẽ tồn tại lâu dài. Gmail, Yahoo, Hotmail hay AOL là những lựa chọn có thể tin cậy.
Cách duy nhất để đảm bảo địa chỉ email thực sự lâu dài là phải kiểm soát được nó. Có nghĩa là bạn phải đăng ký một tên miền và mua dịch vụ email đi kèm với tên miền đó. Nếu bạn muốn có một địa chỉ email gắn với mình vĩnh viễn, đó là cách duy nhất.
2/ Chỉ nên có hai địa chỉ email chính thức
Bạn có một địa chỉ email trên Yahoo vài năm không dùng? Bạn đăng ký mỗi nhà cung cấp một tài khoản email miễn phí? Bạn có một địa chỉ email công việc, một địa chỉ của nhà cung cấp dịch vụ Internet, một địa chỉ gắn với blog?
Quá nhiều địa chỉ email sẽ làm mất thời gian kiểm tra. Tốt nhất là chỉ nên duy trì hai địa chỉ email: một để nhận bản tin và một để liên lạc chính thức. Nếu bạn không thể từ bỏ địa chỉ email công việc (cơ quan cung cấp), chỉ nên dùng địa chỉ đó phục vụ công việc.
3/ Đừng chia sẻ địa chỉ email dễ dãi
Địa chỉ email là hàng hóa quý giá. Nếu không muốn hòm thư đầy rẫy thư rác và thư quảng cáo, chỉ nên cung cấp địa chỉ email cho bạn bè và đồng nghiệp. Rất nhiều dịch vụ trực tuyến yêu cầu cung cấp địa chỉ email khi bạn đăng ký. Nhưng nếu bạn không muốn nhận email từ nhà cung cấp dịch vụ đó, bạn chỉ nên sử dụng địa chỉ email tạm thời để đăng ký.
4/ Đừng bấm "Reply All" một cách tù mù
Khi gửi thư mới, đừng tìm đến thư cũ và bấm Reply All (hoặc thậm chí là Reply). Hãy soạn thư mới và sử dụng sổ địa chỉ để gửi. Nếu không, rất dễ xảy ra tình trạng có một số người bạn không muốn gửi vẫn nằm trong danh sách được nhận email.
5/ Hiểu sự khác nhau giữa CC và BCC
Trước khi chưa có thư điện tử, CC được hiểu bản sao bằng giấy than. Nhưng hiện nay, CC và BCC được hiểu là đồng gửi, gửi tới cho nhiều người. Tuy nhiên, giữa CC và BCC có sự khác biệt. Chọn gửi CC nghĩa là những người nhận email đều biết được các địa chỉ trong danh sách đồng gửi, còn BCC thì những người nhận không biết được các địa chỉ trong danh sách đồng gửi.
Vì vậy, khi gửi thư điện tử cho nhiều người, nên đặt danh sách địa chỉ trong mục BCC. Cách đó đảm bảo những người nhận không biết được các địa chỉ email trong danh sách đồng gửi, như vậy đảm bảo tôn trọng riêng tư, không tiết lộ địa chỉ email của người khác.
6/ Đặt tiêu đề thư rõ ràng, ngắn gọn
“Chào bạn, có khỏe không?” hay “Gửi anh thư này” là những tiêu đề thư không rõ nội dung, rất dễ bị bỏ qua với những người nhận hàng trăm thư mỗi ngày. Nếu bạn không muốn thư của mình bị phớt lờ, hãy đặt tiêu đề thư rõ ràng và ngắn gọn.
Đừng đưa tên mình vào tiêu đề thư, ví dụ như “Thư gửi từ Eric” là thừa. Người nhận sẽ biết thư đó gửi do ai gửi trong ô From. Vì thế, tiêu đề thư nên nói rõ luôn chủ đề. Nếu là thư quan trọng thì nên đề cập luôn nội dung trong dòng tiêu đề. Nếu có thể đưa luôn cả thông tin mức độ khẩn cấp hoặc thời hạn cuối cùng (“Trả lời trong hôm này về việc sa thải CEO”), như vậy thư đó chắc chắn sẽ được đọc sớm hơn.
7/ Mỗi thư một chủ đề
Đưa quá nhiều chủ đề trong một thư sẽ rất khó cho việc trả lời. Vì vậy, để tiện cho người trả lời, mỗi thư chỉ nên tập trung vào một chủ đề. Ngoài ra, làm như vậy thì việc tìm kiếm sau này cũng dễ dàng hơn.
8/ Viết ngắn gọn
Bạn có thường xuyên phải đọc thư điện tử có tới 3 đoạn dài lê thê? Nếu bạn không muốn đọc những thư dài dòng như vậy, thì phải hiểu là người khác cũng vậy.
9/ Dùng phần mềm diệt virus
Trong bối cảnh hầu hết virus lay lan qua email, nên kiểm tra các thư bạn nhận và gửi. Thậm chí cả chương trình diệt virus miễn phí như AVG Free Edition có thể kiểm tra từng thư bạn gửi và nhận với phần mềm Outlook hoặc Thunderbird. Quét thư đến và đi là ải đầu tiên ngăn virus thâm nhập vào máy tính.
10/ Đừng đính kèm file quá lớn
Trước đây, gửi các file dữ liệu số cho người khác chỉ có cách duy nhất là dùng email. Nhưng hiện nay, có hàng tá cách chia sẻ dữ liệu. Với các file dữ liệu dung lượng lớn, tốt hơn là nên chọn cách chia sẻ khác, không nên dùng email.
Cách tốt nhất là chia sẻ link thông qua các trang web chia sẻ. Ví dụ, nếu bạn có đoạn phim và đưa nó lên YouTube, sau đó bạn gửi cho bạn bè đường link để xem đoạn phim đó trực tuyến. Nếu phải gửi file gốc, nên dùng các web như drop.io hay YouSendIt, cho phép bạn tải một file dung lượng tới 100 MB, sau đó gửi đường link tải file đó qua email. Hoặc tối thiểu nhất, bạn cũng nên nén các file lớn trước khi đính kèm. Nói chung, không nên gửi đính kèm những file trên 10MB.
11/ Đừng mở đính kèm hoặc các link bạn không mong đợi
Con đường dính virus số một là tin tưởng và mở bất kỳ file đính kèm thư điện tử nào. Kể cả khi đính kèm thư trông có vẻ bình thường, vẫn rất nguy hiểm bởi virus cũng biết ngụy trang. Nếu đính kèm thư trông hoàn toàn lạ lẫm hoặc không chính xác, nên liên hệ với người gửi để xác thực lại. Đặc biệt là bạn nên cẩn trọng với những thư điện tử gửi từ ngân hàng hoặc nhà cung cấp dịch vụ thanh toán như Paypal.
12/ Cắt bớt thông tin cũ khi trả lời email
Khi bạn trả lời email, thường thì thông tin của email gốc cũng gắn kèm phía dưới. Cách đó giúp người nhận có thể theo dõi những thông tin trước đó. Tuy nhiên, điều này sẽ khiến bạn gặp khó khăn khi tìm kiếm trong các email sau đó, nhất là nếu việc trao đổi qua lại cùng chủ đề kéo dài nhiều trang. Vì vậy, để tiện cho việc tìm kiếm về sau, nên dành thời gian cắt bớt thông tin cũ gắn kèm phía dưới email mới. Nếu cần thiết, chỉ nên copy những phần quan trọng có liên quan.
13/ Đừng gửi email khi tức giận
Khi tức giận không nên uống rượu hay lái xe. Gửi thư điện tử cũng vậy. Gửi email khi giận dữ rất dễ đưa cảm xúc đó vào trong thư. Nên gửi email sau đó vài giờ hoặc vào ngày hôm sau, sau khi đã bình tĩnh hơn. Nếu có thời gian, nên gọi điện hoặc đến gặp trực tiếp người đó thay vì gửi email. Gặp mặt trực tiếp có thể là cách giải tỏa cơn giận hữu hiệu.
14/ Thu về email đã gửi
Thỉnh thoảng bạn gửi email và nhận thấy có lỗi với thư vừa gửi. Nhưng có một số cách giúp bạn lấy lại thư vừa gửi. Gmail hiện có tính năng thu lại thư vừa gửi gọi là Undo Send. Nếu bạn nhấn chuột vào nút Undo vài giây sau khi gửi, thư đó sẽ không được gửi đi. Nhưng nên biết là bạn chỉ có 10 giây để làm việc đó.
Microsoft Outlook cũng có thể thiết lập để bắt chước tính năng này bằng cách thiết lập quy tắc hoãn việc gửi đi khoảng vài chục giây hoặc vài phút. Như vậy, bạn sẽ có thời gian để nhận ra lỗi (nếu có) với thư vừa gửi để chỉnh sửa. Bạn có thể thiết lập quy tắc này bằng cách vào Tools, chọn Rules and Alerts, chọn ‘Check messages after sending’, rồi chọn tiếp Next và làm theo chỉ dẫn đến khi xuất hiện màn hình có lựa chọn ‘Defer delivery by a number of minutes’. Chọn một con số (giây hoặc phút), rồi nhấn OK, nhấn tiếp Next và đặt tên quy tắc, cuối cùng là nhấn chọn Finish.
15/ Đừng email những gì có thể chat
Không phải mọi thứ bạn muốn nói cũng đáng phải gửi thư. Hãy tận dụng sức mạnh của các phần mềm trao đổi nhanh như Yahoo! Messenger hay Twitter.
1/ Có một địa chỉ email lâu dài
Thay đổi địa chỉ email cũng phiền phức như đổi số di động, khiến cho bạn bè phải vất vả cập nhật lại sổ địa chỉ. Thay đổi địa chỉ email chủ yếu là do công việc thay đổi (với địa chỉ email do cơ quan cấp) hoặc do nhà cung cấp dịch vụ trục trặc (ngừng dịch vụ hoặc phá sản).
Bạn có thể giảm thiểu khả năng phải thay đổi địa chỉ email bằng cách chọn nhà cung cấp bạn tin tưởng họ sẽ tồn tại lâu dài. Gmail, Yahoo, Hotmail hay AOL là những lựa chọn có thể tin cậy.
Cách duy nhất để đảm bảo địa chỉ email thực sự lâu dài là phải kiểm soát được nó. Có nghĩa là bạn phải đăng ký một tên miền và mua dịch vụ email đi kèm với tên miền đó. Nếu bạn muốn có một địa chỉ email gắn với mình vĩnh viễn, đó là cách duy nhất.
2/ Chỉ nên có hai địa chỉ email chính thức
Bạn có một địa chỉ email trên Yahoo vài năm không dùng? Bạn đăng ký mỗi nhà cung cấp một tài khoản email miễn phí? Bạn có một địa chỉ email công việc, một địa chỉ của nhà cung cấp dịch vụ Internet, một địa chỉ gắn với blog?
Quá nhiều địa chỉ email sẽ làm mất thời gian kiểm tra. Tốt nhất là chỉ nên duy trì hai địa chỉ email: một để nhận bản tin và một để liên lạc chính thức. Nếu bạn không thể từ bỏ địa chỉ email công việc (cơ quan cung cấp), chỉ nên dùng địa chỉ đó phục vụ công việc.
3/ Đừng chia sẻ địa chỉ email dễ dãi
Địa chỉ email là hàng hóa quý giá. Nếu không muốn hòm thư đầy rẫy thư rác và thư quảng cáo, chỉ nên cung cấp địa chỉ email cho bạn bè và đồng nghiệp. Rất nhiều dịch vụ trực tuyến yêu cầu cung cấp địa chỉ email khi bạn đăng ký. Nhưng nếu bạn không muốn nhận email từ nhà cung cấp dịch vụ đó, bạn chỉ nên sử dụng địa chỉ email tạm thời để đăng ký.
4/ Đừng bấm "Reply All" một cách tù mù
Khi gửi thư mới, đừng tìm đến thư cũ và bấm Reply All (hoặc thậm chí là Reply). Hãy soạn thư mới và sử dụng sổ địa chỉ để gửi. Nếu không, rất dễ xảy ra tình trạng có một số người bạn không muốn gửi vẫn nằm trong danh sách được nhận email.
5/ Hiểu sự khác nhau giữa CC và BCC
Trước khi chưa có thư điện tử, CC được hiểu bản sao bằng giấy than. Nhưng hiện nay, CC và BCC được hiểu là đồng gửi, gửi tới cho nhiều người. Tuy nhiên, giữa CC và BCC có sự khác biệt. Chọn gửi CC nghĩa là những người nhận email đều biết được các địa chỉ trong danh sách đồng gửi, còn BCC thì những người nhận không biết được các địa chỉ trong danh sách đồng gửi.
Vì vậy, khi gửi thư điện tử cho nhiều người, nên đặt danh sách địa chỉ trong mục BCC. Cách đó đảm bảo những người nhận không biết được các địa chỉ email trong danh sách đồng gửi, như vậy đảm bảo tôn trọng riêng tư, không tiết lộ địa chỉ email của người khác.
6/ Đặt tiêu đề thư rõ ràng, ngắn gọn
“Chào bạn, có khỏe không?” hay “Gửi anh thư này” là những tiêu đề thư không rõ nội dung, rất dễ bị bỏ qua với những người nhận hàng trăm thư mỗi ngày. Nếu bạn không muốn thư của mình bị phớt lờ, hãy đặt tiêu đề thư rõ ràng và ngắn gọn.
Đừng đưa tên mình vào tiêu đề thư, ví dụ như “Thư gửi từ Eric” là thừa. Người nhận sẽ biết thư đó gửi do ai gửi trong ô From. Vì thế, tiêu đề thư nên nói rõ luôn chủ đề. Nếu là thư quan trọng thì nên đề cập luôn nội dung trong dòng tiêu đề. Nếu có thể đưa luôn cả thông tin mức độ khẩn cấp hoặc thời hạn cuối cùng (“Trả lời trong hôm này về việc sa thải CEO”), như vậy thư đó chắc chắn sẽ được đọc sớm hơn.
7/ Mỗi thư một chủ đề
Đưa quá nhiều chủ đề trong một thư sẽ rất khó cho việc trả lời. Vì vậy, để tiện cho người trả lời, mỗi thư chỉ nên tập trung vào một chủ đề. Ngoài ra, làm như vậy thì việc tìm kiếm sau này cũng dễ dàng hơn.
8/ Viết ngắn gọn
Bạn có thường xuyên phải đọc thư điện tử có tới 3 đoạn dài lê thê? Nếu bạn không muốn đọc những thư dài dòng như vậy, thì phải hiểu là người khác cũng vậy.
9/ Dùng phần mềm diệt virus
Trong bối cảnh hầu hết virus lay lan qua email, nên kiểm tra các thư bạn nhận và gửi. Thậm chí cả chương trình diệt virus miễn phí như AVG Free Edition có thể kiểm tra từng thư bạn gửi và nhận với phần mềm Outlook hoặc Thunderbird. Quét thư đến và đi là ải đầu tiên ngăn virus thâm nhập vào máy tính.
10/ Đừng đính kèm file quá lớn
Trước đây, gửi các file dữ liệu số cho người khác chỉ có cách duy nhất là dùng email. Nhưng hiện nay, có hàng tá cách chia sẻ dữ liệu. Với các file dữ liệu dung lượng lớn, tốt hơn là nên chọn cách chia sẻ khác, không nên dùng email.
Cách tốt nhất là chia sẻ link thông qua các trang web chia sẻ. Ví dụ, nếu bạn có đoạn phim và đưa nó lên YouTube, sau đó bạn gửi cho bạn bè đường link để xem đoạn phim đó trực tuyến. Nếu phải gửi file gốc, nên dùng các web như drop.io hay YouSendIt, cho phép bạn tải một file dung lượng tới 100 MB, sau đó gửi đường link tải file đó qua email. Hoặc tối thiểu nhất, bạn cũng nên nén các file lớn trước khi đính kèm. Nói chung, không nên gửi đính kèm những file trên 10MB.
11/ Đừng mở đính kèm hoặc các link bạn không mong đợi
Con đường dính virus số một là tin tưởng và mở bất kỳ file đính kèm thư điện tử nào. Kể cả khi đính kèm thư trông có vẻ bình thường, vẫn rất nguy hiểm bởi virus cũng biết ngụy trang. Nếu đính kèm thư trông hoàn toàn lạ lẫm hoặc không chính xác, nên liên hệ với người gửi để xác thực lại. Đặc biệt là bạn nên cẩn trọng với những thư điện tử gửi từ ngân hàng hoặc nhà cung cấp dịch vụ thanh toán như Paypal.
12/ Cắt bớt thông tin cũ khi trả lời email
Khi bạn trả lời email, thường thì thông tin của email gốc cũng gắn kèm phía dưới. Cách đó giúp người nhận có thể theo dõi những thông tin trước đó. Tuy nhiên, điều này sẽ khiến bạn gặp khó khăn khi tìm kiếm trong các email sau đó, nhất là nếu việc trao đổi qua lại cùng chủ đề kéo dài nhiều trang. Vì vậy, để tiện cho việc tìm kiếm về sau, nên dành thời gian cắt bớt thông tin cũ gắn kèm phía dưới email mới. Nếu cần thiết, chỉ nên copy những phần quan trọng có liên quan.
13/ Đừng gửi email khi tức giận
Khi tức giận không nên uống rượu hay lái xe. Gửi thư điện tử cũng vậy. Gửi email khi giận dữ rất dễ đưa cảm xúc đó vào trong thư. Nên gửi email sau đó vài giờ hoặc vào ngày hôm sau, sau khi đã bình tĩnh hơn. Nếu có thời gian, nên gọi điện hoặc đến gặp trực tiếp người đó thay vì gửi email. Gặp mặt trực tiếp có thể là cách giải tỏa cơn giận hữu hiệu.
14/ Thu về email đã gửi
Thỉnh thoảng bạn gửi email và nhận thấy có lỗi với thư vừa gửi. Nhưng có một số cách giúp bạn lấy lại thư vừa gửi. Gmail hiện có tính năng thu lại thư vừa gửi gọi là Undo Send. Nếu bạn nhấn chuột vào nút Undo vài giây sau khi gửi, thư đó sẽ không được gửi đi. Nhưng nên biết là bạn chỉ có 10 giây để làm việc đó.
Microsoft Outlook cũng có thể thiết lập để bắt chước tính năng này bằng cách thiết lập quy tắc hoãn việc gửi đi khoảng vài chục giây hoặc vài phút. Như vậy, bạn sẽ có thời gian để nhận ra lỗi (nếu có) với thư vừa gửi để chỉnh sửa. Bạn có thể thiết lập quy tắc này bằng cách vào Tools, chọn Rules and Alerts, chọn ‘Check messages after sending’, rồi chọn tiếp Next và làm theo chỉ dẫn đến khi xuất hiện màn hình có lựa chọn ‘Defer delivery by a number of minutes’. Chọn một con số (giây hoặc phút), rồi nhấn OK, nhấn tiếp Next và đặt tên quy tắc, cuối cùng là nhấn chọn Finish.
15/ Đừng email những gì có thể chat
Không phải mọi thứ bạn muốn nói cũng đáng phải gửi thư. Hãy tận dụng sức mạnh của các phần mềm trao đổi nhanh như Yahoo! Messenger hay Twitter.