LockXLS là một công cụ cung cấp khả năng bảo vệ file xls. Nếu như tính năng bảo vệ có sẵn trong bộ Office chỉ có thể đặt mật khẩu cho file thì với LockXLS, bạn còn làm được nhiều điều hơn thế nữa. Bạn có thể đặt mật khẩu với các tùy chọn khác nhau, hạn chế thời gian xem file, khóa file (chỉ đọc được trên một thiết bị cố định), làm splashscreen cho file... Với nhiều tính năng như vậy, chắc chắc LockXLS sẽ là tiện ích không thể bỏ qua đối với người dùng văn phòng. Tải LockXLS tại http://tinyurl. com/lockxls38, dung lượng 1,6 MB, tương thích với Office 2000/XP/2003.
Sau khi cài đặt, khởi động LockXLS. Giao diện của chương trình có hai khung, khung trái là các file chờ được bảo vệ, khung phải là các thiết lập và tùy chọn của LockXLS với 3 thẻ. Đầu tiên, bạn cần chỉnh lại các tùy chọn của project hiện thời.
Thẻ Project Settings
- Project Folder: chỉ định thư mục xuất file cho chương trình.
- Store each file in compressed format: nếu chọn ô này, file xls của bạn sẽ được nén lại với tỉ lệ khoảng 60% dung lượng gốc.
- Combine all files into single installation package: nếu bạn có nhiều file thì tùy chọn này sẽ giúp bạn đóng gói chúng lại thành một file cài đặt duy nhất.
- Add-Ins needed for product: những add-in của Excel đã cài đặt trên máy bạn sẽ được đóng gói cùng file xls để việc xem file được trơn tru và đúng định dạng.
Bạn cũng có thể Việt hóa cửa sổ xác nhận password bằng cách bấm Edit string table from this project... và sửa lại cho phù hợp.
Thẻ Protection Options
Bạn chọn hình thức bảo vệ ở ô Select Protection Method. Có 5 hình thức là Password, Trial Period, Hardware based Activation Code, Activation - bound to USB, Serial Number.
1. Password: Đây là kiểu bảo vệ truyền thống nên không khó để bạn sử dụng chúng, có hai tùy chọn:
- Ask password only once on first opening encrypted workbook: chỉ hỏi khi mở file lần đầu.
- Ask password on each opening encrypted workbook: hỏi mật khẩu mỗi khi mở file.
2. Trial Period: Nếu bạn chọn kiểu bảo vệ này, file của bạn sẽ được mở mà không cần mật khẩu, tuy nhiên, sau một khoảng thời gian hoặc mốc thời gian nào đó, file sẽ bị mã hóa trở lại và cần có password để mở.
- Encrypted workbook should work during x day(s) after first opening: file sẽ tự khóa sau x ngày kể từ lần mở đầu tiên.
- Encrypted workbook should not work after: Đến khoảng thời gian đã định sẵn, bạn sẽ không thể mở được file đã bị khóa nữa.
Ngoài ra, LockXLS còn có chức năng thông báo cho người sử dụng là đã sắp hết hạn dùng thử và cho chỉnh lại phương thức xác định thời gian bằng đồng hồ chuẩn trên Internet hay bằng đồng hồ hệ thống.
3. Hardware based Activation Code: Đây là tính năng kích hoạt qua một mã số (activation code). Activation code này phụ thuộc vào phần cứng của người dùng. File tạo ra sẽ liên kết chặt chẽ với phần cứng. Nếu copy sang máy khác thì không thể xem được.
Trong hình thức bảo vệ này, ngoài thời gian giới hạn, bạn cũng cần lưu ý đến thông số Product Code. Đây là mã số cho file được tạo ra do người dùng quy định. Một khi người nhận muốn xem file, họ sẽ phải cung cấp cho bạn mã số máy tính của họ, rồi cùng với công cụ Activation Code Generator tích hợp sẵn với LockXLS, bạn tạo được một 
activation code riêng cho người đó. Người nhận phải điền đúng code do bạn tạo mới có thể mở file. Đây cũng như hình thức mua bản quyền bằng key phát sinh trên dữ liệu từ máy tính. Nếu cần, bạn bấm On-line activation rồi điền địa chỉ trang web người nhận vào đăng ký mã số (có dạng http://xxx. com/xxx. asp?\pc_code với pc_code là mã số máy tính sẽ được tự động điền cho phù hợp).
Bạn cũng có thể quy định một số máy tính không cần activation code mà vẫn có thể xem file bằng cách bấm Registration is not required on these PCs và điền mã của máy tính đó vào ô Computer Code.
4. Activation Code, bound to USB: Tương tự mục Hardware based Activation Code, tuy nhiên máy tính của người nhận cần được kết nối với ổ USB đã được chỉ định thì mới có thể mở file.
5. Serial Number: Cũng giống như số đăng ký phần mềm, bạn được quyền quy định Customer ID và Serial Number tương ứng. Cả hai thông số này chỉ cần được điền đúng mà không phụ thuộc vào máy tính đang dùng. Tính năng này cũng có phần đặt giới hạn thời gian.
Tất cả những phương thức bảo vệ trên đều cho phép bạn đặt password cho cả các đối tượng (âm thanh, hình ảnh...) trong file, làm splashscreen như một ứng dụng thực thụ và thêm cả điều khoản sử dụng nữa.
Thẻ Company Information
Thẻ này là những thông tin về bạn (hoặc công ty của bạn) sẽ được hiển thị để người nhận liên lạc nếu có ý kiến thắc mắc.
Sau khi đã thiết lập xong các tùy chọn trên, bạn vào menu File > Add New File để thêm file cần bảo vệ vào danh sách chờ. Cuối cùng, bấm Build (nút mũi tên màu xanh) hoặc Project > Build Project để hoàn thành công việc. File xuất ra sẽ có dạng *. xls (yêu cầu có Microsoft Excel mới mở được) hoặc *. exe (tự chạy không cần Excel) nếu bạn chọn Convert this Excel document to application.
Ngoài ra, LockXLS còn tích hợp vào menu chính của Excel, giúp việc bảo vệ trở nên đơn giản hơn.
Lưu ý: nếu quên password, LockXLS cũng có thể giúp bạn bằng một số thủ thuật nhỏ trong phần Help.
TRẦN THANH TUẤN