Để gọi tính năng copy nhiều lần, bạn hãy mở MS Word lên rồi viết một đoạn văn bản. Bây giờ, nếu muốn copy nhiều lần, bạn hãy vào Edit > Office Clipboard. Sau đó, một khung sẽ xuất hiện bên trái cửa sổ MS Word của bạn, trong đó, những lần copy mà bạn đã thực hiện sẽ hiện ra. Thậm chí, nó còn có khả năng ghi nhớ giữa các cửa sổ MS Word khác nhau mà không một chương trình hỗ trợ copy nhiều lần nào có thể làm được.
Bây giờ, nếu muốn chọn paste một cái copy nào, bạn đưa chuột lên icon tương ứng ở bên cửa sổ copy, sau đó nhấn chuột lên chữ V màu xanh. Ngay lập tức, popup thao tác sẽ xuất hiện, bạn chọn Paste để dán copy đó hoặc Delete để xóa nó khỏi danh sách ghi nhớ copy. Nếu muốn dán tất cả các copy đã thực hiện, thì bạn bấm lên phím Paste All, nếu muốn xóa các copy thì bạn bấm phím Clear All để thực hiện lại các lệnh copy mới.
Ngoài khả năng hỗ trợ copy nhiều lần trong MS Word, tính năng này còn liên thông với khả năng copy trong MS Excel và MS Powerpoint (từ phiên bản 2003). Khi lệnh copy được thực hiện ở đâu thì icon tương ứng của chương trình đó sẽ hiện lên bên cạnh nội dung copy để bạn nhận dạng được dễ dàng.
Để việc sử dụng tính năng copy nhiều lần thêm hoàn hảo, bạn có thể sử dụng thêm những tùy chọn nâng cao khác. Hãy bấm chuột lên mục Options ở bên dưới. Trong này, nếu chọn Show Office Clipboard Automatically thì tính năng copy nhiều lần sẽ được tự khởi động mỗi khi bạn mở MS Word. Nếu chọn Show Office Clipboard When Ctrl+C Pressed Twice thì khi bạn nhấn Ctrl+C hai lần, tính năng copy nhiều lần sẽ được gọi lên. Chọn Collect Without Showing Office Clipboard để MS Word tự động ghi nhớ tất cả các lần copy của bạn mà không cần thông báo cho bạn biết.
Chọn Show Office Clipboard Icon on Taskbar khi bạn muốn chương trình thông báo cho biết bạn vừa thực hiện xong việc copy cái gì. Chọn Show Status Near Taskbar When Copying để hiển thị thanh trạng thái copy mỗi lần bạn thực hiện thao tác copy. Đặc biệt, lệnh copy còn được duy trì cả sau khi bạn khởi động lại máy.
DƯƠNG VĂN HIỆP