Trao đổi dữ liệu cho một nhóm người trong mạng nội bộ bằng cách chia sẻ (share) các thư mục giữa các máy tính là việc rất thông thường trong các cơ quan hoặc công ty. Khi bạn đã share thư mục nào đó thì bất cứ người nào bấm vào My Network Places chọn View workgroup computers rồi vào biểu tượng máy tính của bạn thì đều có thể dễ dàng thấy được thư mục mà bạn đã share. Vấn đề ở đây là nếu bạn chỉ muốn chia sẻ dữ liệu với một số máy nào đó trong mạng mà thôi, và không muốn những máy khác nhận được các dữ liệu này thì phải làm sao?
Để thực hiện, bạn và người mà bạn muốn chia sẻ dữ liệu một cách “bí mật” cần phải làm theo một số bước trình bày sau đây.
n Chia sẻ folder:
Bạn hãy gom tất cả dữ liệu có yêu cầu bí mật vào một thư mục, đặt tên cho thư mục đó một cái tên quy ước chung chỉ cho 2 người biết với nhau mà thôi (folder bí mật), bấm phải lên thư mục đó, chọn Sharing and Security...
Trong hộp thoại Properties của folder này, mặc định thẻ Sharing được chọn. Trong vùng Network sharing and security bạn hãy đánh dấu chọn trước dòng Share this folder on the network. Lập tức tên của thư mục vốn có ban đầu của bạn sẽ xuất hiện ở trong ô hình chữ nhật sau các chữ Share name. Để cho thư mục này được giấu kín khi chia sẻ, bạn đánh thêm một dấu $ liền sau tên của thư mục đó (không có khoảng cách), và tên thư mục thì không ảnh hưởng đến việc ban đầu bạn đặt chữ thường hay là chữ in hoa.
Một đặc điểm của việc chia sẻ dữ liệu này là folder đã có tên, nhưng khi share thì bạn vẫn có thể đặt tên khác (dù là share hiện hình hay là giấu mặt).
Nói thêm một chút về tùy chọn Allow network users to change my files. Nếu bạn không đánh dấu chọn vào trước dòng này thì folder của bạn chỉ mang tính Read only mà thôi, tức là người khác chỉ có thể xem dữ liệu và quyền cao nhất chỉ có thể copy dữ liệu đó sang máy tính của họ. Còn nếu bạn đánh dấu chọn vào đó thì thư mục của bạn sẽ được người khác sử dụng giống như thư mục của chính họ, nghĩa là họ có thể tùy tiện thay đổi, thêm bớt, thậm chí xóa... dữ liệu trong thư mục đó của bạn.
Bấm nút Apply, bảng thông báo Sharing xuất hiện. Lưu ý bạn là tên thư mục chia sẻ nếu dài hơn 12 ký tự (kể cả khoảng trắng) thì thư mục này sẽ không thể truy cập được ở Windows 98SE, Windows Me, Windows NT 4.0 hoặc những hệ điều hành nào mới hơn Win XP. Để sử dụng tốt nhất cho quá trình truy cập, bạn nên đặt tên có độ dài từ 12 ký tự trở xuống. Bảng thông báo này yêu cầu bạn xác nhận tên chia sẻ của thư mục.
n Truy xuất dữ liệu từ máy tính khác:
Người ở máy tính khác khi truy cập vào máy tính của bạn lúc này sẽ không nhìn thấy folder bí mật đã được dấu đi. Để làm xuất hiện trở lại folder này, người sử dụng máy phải làm như sau:
Tại thanh Address của Windows Explorer sẵn có một dòng \\tên_máy_tính_chứa folder_ bí_mật. Bạn hãy gõ tiếp sau tên của máy tính đó (liên tục không khoảng trắng) \folder bi mat$. Nếu tên share của bạn có khoảng trắng thì khi nhập vào thanh Address này phải giữ đúng số khoảng trắng đó.
Lần đầu tiên chia sẻ, có thể có trường hợp chưa thấy được các mục Share this folder on the network và Allow network users to change my files trong mục Network sharing and security ở thẻ Sharing của hộp thoại Properties (thuộc thư mục mà bạn cần share). Bạn cần bấm vào liên kết Network Setup Wizard của mục này để thực hiện một trình thuật sĩ cài đặt quá trình chia sẻ sau này, gồm có 11 bước. Sau khi cài đặt, bạn khởi động lại máy tính là xong.
LÊ KHẮC VĨNH