Đối với những người thường xuyên làm các công việc văn phòng thì Microsoft Word là công cụ không thể thiếu. Tuy nhiên, công cụ này vẫn chưa thể nói là đạt “điểm 10”, đặc biệt là trong việc vẽ các đối tượng đồ họa, vẽ kỹ thuật, biểu đồ, sơ đồ...
Trong việc tìm một ứng dụng mới để hỗ trợ cho các công việc nói trên, ConceptDraw Office Pro là một ứng viên nổi bật. Đây là một phần mềm thiết kế đồ họa rất mạnh mẽ và chuyên nghiệp, với một thư viện chứa hàng trăm hình vẽ được thiết kế sẵn, và tương thích với nhiều định dạng văn phòng khác. ConceptDraw Office Pro là một bộ phần mềm gồm có ba ứng dụng: ConceptDraw Office Mindmap, ConceptDraw Office Pro, ConceptDraw Office Project nhằm hỗ trợ người dùng trong việc thiết kế nhiều dạng biểu đồ: sơ đồ hệ thống mạng, biểu đồ phát triển, sơ đồ doanh nghiệp, bản đồ tư duy, bản vẽ phác thảo kỹ thuật, sơ đồ khối, sơ đồ nội thất... Giao diện phần mềm rất trực quan, các thư viện được sắp xếp khoa học và những công cụ thông minh, phần mềm thích hợp với nhiều đối tượng từ cơ bản đến chuyên nghiệp.
ConceptDraw Office Pro 8.0 có dung lượng 182 MB, bạn có thể tải bản đầy đủ tại địa chỉ: http://www.mediafire.com/?qxx5cio0mjo, hoặc: http://www.megaupload.com/?d=ZULOPABM.
Sau khi tải về, bạn bấm đôi vào tập tin để tiến hành cài đặt. Quá trình cài đặt đơn giản như các chương trình thông dụng khác, nhưng để phần mềm hoạt động tốt, máy tính của bạn phải đáp ứng các yêu cầu tối thiểu như sau:
- Hệ điều hành: Microsoft Windows 2000/XP/
- CPU: Intel Pentium 4 - 1,8 GHz.
- RAM: 1024 MB.
- Ổ cứng: 540 MB (chứa các thư mục và tập tin cài đặt).
Sau khi cài đặt xong, bạn bấm vào Start > All Programs > ConceptDraw Office rồi chọn một trong ba ứng dụng: ConceptDraw Office Mindmap, ConceptDraw Office Pro, ConceptDraw Office Project (đối với Windows XP).
1. ConceptDraw Office Pro
Giao diện và các mẫu (Template):
Ở cửa sổ đầu tiên Template Gallery, bạn chọn các danh mục cần thiết kế ở trong khung Categories, gồm có: Audio & Video, Basic Diagrams - biểu đồ cơ bản, Building Plans - kế hoạch xây dựng, Business Diagrams - sơ đồ kinh doanh, Business Processes - tiến trình phát triển, Computers and Network - sơ đồ mạng, Flowcharts - sơ đồ khối, Maps - bản đồ, Organization Charts - sơ đồ tổ chức, Project Management - quản lý dự án... Cửa sổ bên phải hiển thị các mẫu tương ứng với chủ đề đã chọn, bạn bấm chọn một mẫu rồi bấm OK.
Ví dụ ta chọn mẫu Café & Restaurant của chủ đề Building Plans. Trong cửa sổ hiện ra bạn sẽ nhìn thấy bảy khu vực chứa các tính năng khác nhau: khu vực thanh menu và thanh công cụ, khu vực thanh Drawing Tools và thanh Action (dọc bên trái cửa sổ chính), khu vực tương tác chứa cửa sổ làm việc, khu vực chứa các công cụ làm việc với nét vẽ và bản vẽ, khu vực chứa các hướng dẫn (ở bên phải cửa sổ chính) và khu vực chứa các công cụ chỉnh sửa văn bản. Ngoài ra, bạn có thể thêm hoặc bớt các thanh công cụ bằng cách vào menu View, chọn Toolbars rồi đánh thêm hoặc bỏ dấu kiểm ở các công cụ cần thiết.
Đối với các mẫu (Template), bạn chọn chủ đề rồi đối tượng và dùng phương pháp kéo thả ra khu vực làm việc. Tại đây, bạn tùy ý di chuyển các đối tượng đến vị trí mong muốn, hoặc có thể đưa chuột đến các góc vuông để kéo lớn (thu nhỏ) đối tượng.
Tạo sơ đồ, bản vẽ:
Khi đã chọn một mẫu trong thư viện, bạn sử dụng các hình mà chương trình cung cấp để kéo vào khu vực làm việc. Để vẽ các đường nối dạng đường thẳng, đường cong, đường gấp khúc, bạn sử dụng các công cụ trên thanh Drawing Tools. Đôi khi trên các đối tượng hình cần thêm một số nội dung văn bản để chú thích, bạn bấm vào hình rồi nhập văn bản và kết hợp với việc sử dụng các công cụ trên thanh Text để làm nổi bật phần nội dung đó.
Nếu trong thư viện không có mẫu hình nào phù hợp với ý tưởng thiết kế, bạn có thể tự tay tạo ra các đối tượng đó. Đầu tiên, bấm vào menu File > Template Gallery, chọn Basic Diagrams ở khung Categories, chọn Plane Geometry ở khung cạnh bên, bấm OK. Bây giờ, bạn dùng các công cụ trong menu Insert để vẽ ra các dạng hình, rồi dùng công cụ Select Tool (biểu tượng trỏ chuột) để: thay đổi các độ lớn hình cho thích hợp; đổ màu nền cho đối tượng ở thẻ Fill, thay đổi Color - màu, Pattern - kiểu nét vẽ, Weight - độ đậm nhạt cho đường viền của đối tượng ở thẻ Line; đồng thời chọn vào các mục ở thẻ Protection để khóa hình vẽ lại. Ngoài ra, bạn còn có thể dùng công cụ Rotate Tool (biểu tượng hai mũi tên vòng cạnh bên Select Tool) để xoay các đối tượng hình.
Để di chuyển cùng lúc nhiều đối tượng hình mà không làm xáo trộn vị trí của chúng, bạn cần nhóm chúng lại bằng cách giữ phím Shift và dùng công cụ Select Tool chọn hình, rồi bấm chuột phải vào vùng chọn, bấm Object, chọn Group. Cuối cùng, bạn cần lưu mẫu đã tạo vào thư viện, chọn menu File > Library > New để tạo ra một thư viện mới rồi kéo mẫu đã tạo vào cửa sổ này, bấm chuột phải vào mẫu mới, chọn Properties, đặt tên vào ô Item name. Tiếp tục bấm chuột phải vào tiêu đề của thư viện mới, chọn Save để lưu lại với định dạng ConceptDraw Libraries (.cdl).
Xuất sản phẩm:
- Xuất bản sản phẩm ra định dạng web (html): để sơ đồ thêm sinh động, bạn cần tạo ra các liên kết từ hình đến một tập tin trên máy hoặc đến các sơ đồ khác hoặc đến một địa chỉ web nào đó. Hãy chọn một đối tượng hình trên sơ đồ rồi bấm vào menu Insert, chọn Hyperlink, chọn một trong ba dạng liên kết: Internet Address - nhập vào địa chỉ url, Current Document - chọn một trang trên sơ đồ đã thiết kế, File or application - bấm Browse để duyệt đến tập tin trên máy tính. Khi xong, bạn vào menu File > Export > HTML..., đặt tên vào ô File name, bấm Save.
- Xuất bản sản phẩm ra các định dạng văn phòng (pdf, ppt...): cũng tương tự, bạn vào menu File > Export, chọn PDF... (hoặc Microsoft PowerPoint, hoặc Macromedia Flash...).
2. ConceptDraw Office Mindmap
Đây là một ứng dụng rất cần thiết cho những ai muốn tạo ra những bản đồ tư duy để định hướng tốt dòng suy nghĩ của người khác trước một sự vật, hiện tượng, đặc biệt là giúp ích rất nhiều cho các giáo viên trong việc vẽ bản đồ hệ thống các bài học, tóm tắt thông tin, đưa ra những ý tưởng mới... mà không cần phải loay hoay với các công cụ của Microsoft Word.
Trên giao diện của chương trình, bạn bấm vào menu File > New, chọn Browse Template để xem qua một số mẫu đã được tạo sẵn trước khi bắt tay vào công việc thiết kế. Khi đã lấy được một số ý tưởng từ các mẫu thì bạn vào File > New > Blank Document tạo một dự án mới. Trong khu vực làm việc, bạn hãy thay đổi từ khóa ý tưởng trung tâm Main Idea (mặc định) thành từ khóa mà bản thân muốn tạo, bấm chuột phải rồi chọn Edit Text. Lưu ý, để nhập văn bản tiếng Việt có dấu bạn nên sử dụng các font chữ của bảng mã Unicode. Kế đến, bạn cần tạo ra các chủ đề của ý tưởng này bằng cách sử dụng các công cụ Insert topic, Insert subtopic, Insert floating topic, Freehand topic mode... trên thanh công cụ Topic Management. Để tạo ra các đường nối giữa các chủ đề, chương trình cung cấp một thanh Drawing Tools gồm hai công cụ quan trọng là Line và Spline. ConceptDraw Office Mindmap còn có một thư viện symbol và clipart khá phong phú, giúp tăng thêm tính sinh động của bản đồ tư duy. Trong khung bên trái của cửa sổ, bạn bấm vào thẻ Symbol hoặc Clipart rồi kéo thả đối tượng cần chèn vào các khung chứa chủ đề trên khu vực làm việc. Ngoài ra, chương trình còn rất nhiều tính năng tuyệt vời khác không thể trình bày hết trong bài viết này, như: tạo ghi chú cho chủ đề (Note), chèn các dạng liên kết, lập các dự án kinh doanh, tạo ra các báo cáo hội nghị, lên kế hoạch cho một dự án website, vv...
3. ConceptDraw Office Project
Trong cuộc sống, việc quản lý tốt các nguồn tài nguyên thời gian, tiền bạc, nhân lực, vật tư, thiết bị... là một công việc không dễ dàng, trong đó thời gian là yếu tố quan trọng nhưng khó quản lý nhất. Nhưng với công cụ này thì các công việc trên sẽ trở nên dễ dàng hơn nhiều.
Để cho việc lập một kế hoạch được nhanh chóng, ở cửa sổ đầu tiên, bạn hãy chọn Open Project để sử dụng các dự án đã được tạo sẵn, thay vì chọn New Project, bạn phải bắt từ con số không. Trong cửa sổ Open, bạn chọn một dự án thuộc các chủ đề mà chương trình cung cấp: Construction, Development, Education, Marketing... Khi bước vào giao diện chính, bạn sẽ thấy các thẻ: Project - liệt kê các kế hoạch, Gantt Chart - sơ đồ Gantt, Resource Sheet - liệt kê các nguồn tài nguyên, Network Diagram - tổng hợp các kế hoạch theo chủ đề, Resource Usage View - hiển thị quá trình sử dụng các tài nguyên. Ở thẻ Gantt Chart, bạn bấm đôi chuột vào từng chủ đề công việc để thay đổi lại theo kế hoạch của bản thân, bấm vào nút Move Task Up, Move Task Down, Outdent Task, Indent Task trên thanh Task để di chuyển chúng. Khi lập xong các kế hoạch, bạn có thể xuất ra các định dạng MS Project XML hoặc PDF bằng menu File > Export.
BÙI THANH LIÊM