Khi mua hoặc ráp máy tính mới chưa có phần mềm bản quyền, nếu bạn bỏ tiền ra mua bản quyền các phần mềm cần dùng thì chi phí mua phần mềm nhiều khi đắt gấp nhiều lần số tiền đã mua phần cứng. Tuy nhiên, nếu biết cách khai thác các phần mềm miễn phí, khoản chi phí trên sẽ giảm đến mức thấp nhất.
Chọn hệ điều hành
Nếu không có hệ điều hành, bạn sẽ chẳng khai thác được “sức mạnh” nào của máy tính cả. Chính vì vậy, hệ điều hành là phần mềm đầu tiên mà bạn phải chọn khi mua phần mềm cho máy tính không có sẵn hệ điều hành. Tuy nhiên, không phải mọi hệ điều hành đều giống nhau, mỗi loại có một giao diện người dùng và các thao tác khác nhau. Nếu bạn và phần lớn thành viên trong gia đình hay nơi làm việc chỉ biết dùng hệ điều hành Windows nhưng lại cài hệ điều hành khác, bạn và những người xung quanh ắt sẽ gặp nhiều khó khăn khi sử dụng máy tính, thậm chí là không biết dùng. Khi đó, muốn dùng hệ điều hành mới, bạn phải mất một khoản thời gian để học và tìm hiểu, cũng như đào tạo cho nhiều người khác.
Do vậy, đối với trường hợp chỉ biết dùng hệ điều hành Windows, khách hàng thường chấp nhận mua bản quyền hệ điều hành Windows thay vì phải bỏ nhiều tiền bạc và thời gian để đưa nhân viên đi huấn luyện cách dùng phần mềm giá rẻ hay miễn phí. Hơn nữa, hiện nay, phần lớn các phần mềm bản quyền (hoặc miễn phí) đặc trưng của từng ngành thường chỉ chạy được trên hệ điều hành Windows mà không chạy được trên các hệ điều hành phần mềm nguồn mở dạng miễn phí như Linux, Ubuntu...
Ngay cả việc mua bản quyền hệ điều hành Windows, bạn cũng phải tính đến việc mua sao cho rẻ nhất mà vẫn đáp ứng được đầy đủ các nhu cầu. Đại diện Microsoft Việt Nam cho biết, trong số các cách mua hệ điều hành Windows bản quyền, hình thức mua bản quyền OEM là rẻ nhất, tức là mua máy tính đã có sẵn Windows bản quyền do nhà sản xuất đã mua bản quyền OEM số lượng lớn với Microsoft.
Nếu máy tính không bán kèm Windows bản quyền, bạn có thể hỏi mua đĩa cài đặt Windows ở dạng OEM từ các dịch vụ lắp máy tính. Ngoài ra, giá của từng phiên bản Windows cũng khác nhau. Chẳng hạn, bản Starter thường có giá rẻ nhất nhưng bù lại nó không có đầy đủ các tính năng cao cấp của Windows; kế tiếp là Home có nhiều tính năng hơn và giá cũng chưa đến mức cao; sau đó là các phiên bản đầy đủ tính năng và được bán với mức giá càng cao.
Hiện nay, trên mạng Internet có nhiều người rao bán khá nhiều phần mềm bản quyền với giá khá rẻ. Thực tế đây là các phần mềm bản quyền dành riêng cho các thành viên có tham gia các diễn đàn phát triển ứng dụng của hãng sản xuất phần mềm như Microsoft, Adobe... Họ được tặng hoặc mua bản quyền phần mềm với giá rẻ nhưng không có các chứng thực bản quyền khi bị các cơ quan chức năng kiểm tra. Chính vì vậy, bạn hãy thận trọng khi mua các phần mềm bản quyền mà không rõ nguồn gốc hoặc không có tem, giấy chứng nhận bản quyền của Microsoft.
Chọn bộ ứng dụng văn phòng
Tương tự như cách chọn hệ điều hành Windows bản quyền, bạn cũng nên cân nhắc chọn mua bộ ứng dụng văn phòng bản quyền hay dùng miễn phí. Nếu chỉ dùng các ứng dụng cơ bản như Word, Excel, PowerPoint, Access, bạn không cần phải mất nhiều tiền để mua mua bộ Microsoft Office XP/2003/2007 đầy đủ (full), bởi bộ Microsoft Office dạng tiêu chuẩn (standard) là đã có đủ các ứng dụng trên mà giá tiền lại rẻ hơn.
Trong trường hợp không đủ tiền sắm bộ Microsoft Office, bạn có thể chuyển sang dùng các bộ ứng dụng văn phòng miễn phí như OpenOffice, StartOffice... Chúng không khó như việc dùng hệ điều hành mới, từng ứng dụng trong bộ ứng dụng văn phòng mới này có giao diện và thao tác thực hiện gần giống như ở bộ Microsoft Office. Do vậy, nếu đã rành về các ứng dụng trong Microsoft Office thì bạn hoàn toàn có thể “chinh phục” được các bộ ứng dụng văn phòng mới miễn phí trong khoảng thời gian ngắn nhất. Thực tế, hiện nay số người dùng một trong các bộ ứng dụng văn phòng nói trên ngày càng nhiều nên có thể càng về sau bạn sẽ dùng ngay định dạng file tạo ra từ các ứng dụng đó mà không phải lưu dưới dạng file tương ứng với ứng dụng bên bộ Microsoft Office.
Các phần mềm ứng dụng miễn phí
Với Windows bản quyền, bạn có thể nghe được nhạc bằng Windows Media Player, xem hình bằng Windows Pictures and Faxes Viewer, dựng phim bằng Windows Movie Maker, xử lý hình đơn giản bằng Paint, nén và giải nén file dạng *.zip, gửi và nhận thư bằng Outlook Express. Còn các ứng dụng văn phòng thì “giao” cho bộ Microsoft Office hoặc bộ ứng dụng nguồn mở miễn phí.
Để xử lý những công việc khác, nhu cầu khác, bạn hãy dùng các phần mềm có bản dùng thử hoặc miễn phí thay vì phải bỏ tiền ra mua hay hì hục bẻ khóa những phần mềm bản quyền. Chẳng hạn, muốn mở các file nén dạng *.rar, bạn chỉ cần cài bản dùng thử của WinRAR hoặc 7-Zip miễn phí. Trên cơ sở tìm phần mềm miễn phí hay dùng thử có tính năng tương đương với các phần mềm có bản quyền, bạn dễ dàng tìm thấy các phần mềm:
· Media Player Classic, VLC Media Player, bản miễn phí WinAMP, VMware Player, Real Alternative... phục vụ cho nhu cầu mở file âm thanh, video...
· Firefox, Maxthon, Opera, Netscape... là các trình duyệt web miễn phí, tương tự Internet Explorer.
· Orbit, FileZilla, FlashGet: tăng tốc download, upload file miễn phí.
· Avira Antivir, AVG Antivirus, Avast Antivirus... có thể thay thế cho các chương trình diệt virus có bản quyền.
· VirtualBox thay thế cho các chương trình tạo máy tính ảo có bản quyền.
· DVD Shrink, ImgBurn, FinalBurner, CDBurnerXP: ghi đĩa CD, DVD miễn phí, có thể thay cho Nero.
· IrfanView, FastStone Image Viewer, Picasa: xem và xử lý đơn giản các file hình, có thể thay cho ACDSee.
· Thunderbird, Eudora: nhận, gửi thư trên máy tính, tương tự Outlook Express, Microsoft Outlook...
· Unikey, Vietkey bản miễn phí: chương trình bộ gõ chữ Việt có dấu, chuyển đổi font chữ thay cho Vietspell.
· EasyCapture, Any Capture Screen, ScreenShooter, Screen Capture + Print, Take Screenshot: chụp, quay phim cửa sổ chương trình phục vụ cho bài giảng điện tử.
· Defraggler, MyDefrag: dồn phân mảnh đĩa cứng, giúp giảm thời gian truy xuất dữ liệu.
· Ccleaner: xóa rác hệ thống và rác do trình duyệt web tạo ra.
· Absolute Uninstaller, JoneSoft UnInstall Cleaner: gỡ sạch các chương trình.
· Nếu máy tính có kết nối Internet thường trực, bạn có thể dùng các dịch vụ trực tuyến như: tra từ điển trực tuyến thay cho bộ từ điển Lạc Việt (www.informatik. uni-leipzig.de/~duc/Dict), chuyển đổi định dạng file trực tuyến thay cho các phần mềm chuyển đổi định dạng file...
Để tìm một phần mềm miễn phí có tính năng cần dùng, bạn hãy truy cập trang web tìm kiếm www.google.com rồi gõ từ khóa tìm kiếm theo cú pháp: “tính năng của phần mềm đó trong cặp dấu nháy kép” + “free software”. Ngoài ra, bạn cũng có thể vào các trang web chuyên cung cấp các phần mềm miễn phí như: www.freewarefiles.com, http://soft4all.info/category/free-software-download, http://directory.fsf.org...
CAO KIẾN