Những cuộc họp như giao ban, hội ý... trong một cơ quan hay một công ty giờ đây có thể diễn ra mà không cần phòng họp, và những người tham dự có thể ngồi ngay tại bàn làm việc thường ngày của mình để trình bày kế hoạch, phát biểu ý kiến... Chỉ cần mỗi thành viên đều có một chiếc máy PC hay laptop nối mạng nội bộ và cuộc họp mang tính chất trao đổi ngang hàng thì việc này trở nên khá dễ dàng với sự trợ giúp của Windows Meeting Space (WMS) - một công cụ tích hợp sẵn trong Windows Vista.
l SƠ LƯỢC VỀ TIỆN ÍCH WMS
Vista là hệ điều hành mới mà Microsoft cho tích hợp rất nhiều tiện ích đáng giá đi kèm, có thể sánh ngang hay qua mặt các phần mềm của các hãng thứ ba khác. Và WMS là một công cụ được đánh giá khá cao, với chức năng giúp bạn hiển thị chương trình hay tài liệu cục bộ từ xa với số lượng user bất kỳ, thiết lập một cách dễ dàng để có thể chia sẻ tài liệu, các chương trình ứng dụng, bàn luận hay để cho người tham gia có thể theo dõi hay thao tác ngay trên desktop của những người chủ tọa phiên làm việc. WMS đã sử dụng các công nghệ mới của
l THIẾT LẬP VÀ SỬ DỤNG
Để có thể sử dụng được WMS, bạn hãy vào đăng ký vào People Near Me bằng cách vào Control Panel > People Near Me (chú ý rằng Control Panel cần hiển thị dạng Classic View).
- Tại thẻ Settings trong hộp thoại xuất hiện sau đó, bạn hãy thiết lập tên hiển thị, thay đổi hình ảnh đại diện bằng cách bấm chọn Change Picture... hoặc bỏ chọn Make my picture available nếu bạn không muốn hiển thị hình ảnh, chọn chế độ chấp nhận hay hạn chế lời mời tham gia trao đổi và cho People Near Me khởi động cùng Windows.
- Tại thẻ Sign In, bạn chọn Sign in to People Near Me nếu 
muốn đăng nhập vào, và Sign Out... nếu muốn thoát ra. Cuối cùng, bấm Apply > OK để lưu thiết lập.
- Tiếp theo, vào menu Start > All Programs > Windows Meeting Space để kích hoạt chương trình. Trong lần đầu tiên, Windows sẽ hiện một hộp thoại cảnh báo rằng để cho WMS làm việc, dữ liệu phải được Windows Firewall cho phép để chuyển qua lại giữa các máy tính. Do đó, bạn hãy thiết lập chế độ Enable File Synchronization và Windows Firewall Exception để
Bây giờ, bạn có thể tự tạo một cuộc họp bằng cách bấm thẻ Start a new meeting, điền tên cuộc họp, gõ mật khẩu cho cuộc họp này ít nhất 8 ký tự và bấm Enter để kết thúc. Lúc này, tất cả các máy dùng Windows Vista trong mạng nội bộ đều có thể nhận ra cuộc họp vừa được tạo tại thẻ Join a meeting near me (trong trường hợp chưa nhận ra, bạn bấm Update List để cập nhật). Muốn gia nhập bạn chỉ cần bấm vào cuộc họp cần vào, điền mật khẩu và bắt đầu tham gia phát biểu ý kiến.
Để gửi lời mời đến những người tham gia vào phiên làm việc, bạn bấm Invite trên thanh menu hay nhắp biểu tượng Invite people..., chọn những người muốn mời và bấm Send Invitations. Ngoài ra, bạn có thể tạo ra thư mời tham gia cuộc họp để gửi đi bằng email hay share qua Yahoo!, MSN... cho người khác bằng cách bấm Invite others, lưu thư mời vào máy để gửi đi. Nếu một người nhận được lời mời, họ có thể bấm Accept để chấp nhận, Decline để từ chối hay Dismiss để không làm gì cả.
Khi bắt đầu một phiên làm việc, bạn có thể chọn Share a program or your desktop... để chia sẻ không gian làm việc của mình cho tất cả mọi người cùng theo dõi. Trong trường hợp bạn thao tác quá nhiều cửa sổ hay chương trình, sẽ có một hộp thoại hỏi bạn muốn chia sẻ chương trình nào, bạn chỉ cần bấm chọn cửa sổ muốn gửi đi và bấm Share để bắt đầu.
Điều rất tuyệt vời trong WMS là khi người chủ trì cuộc họp chia sẻ desktop hay một cửa sổ nào đó thì tất cả các thành viên sẽ được tận mắt nhìn thấy rất rõ ràng giao diện và thao tác của người chủ trì ngay trên màn hình máy tính của mình,cũng như chú giải cho nhau bằng cửa sổ chat nhỏ. Nếu bạn muốn thao tác trên máy tính của chủ tọa cuộc họp, bạn có thể dùng tính năng Request Control để đề nghị, và nếu bạn được cho phép bằng tính năng Give Control to (tên bạn) từ phía kia thì lúc này bạn có thể can thiệp và thao tác mọi thứ trên máy tính của người đang chia sẻ desktop của họ.
Để điều khiển phần trình bày, bạn có thể bấm vào liên kết Show Me How the Presentation Looks on Other Computers để xem phần trình bày của bạn từ màn hình một máy tính từ xa, hay Stop Presentation để thoát khỏi phần trình bày.
NGUYỄN VĂN ĐÔ