Tuy nhiên, nhược điểm là MS Office chỉ cung cấp số lượng template rất hạn chế, nội dung nghèo nàn nên chưa đáp ứng được nhu cầu sử dụng của đa phần người dùng. Xin giới thiệu bạn ba trang web chuyên cung cấp các mẫu tài liệu dùng cho văn phòng được xếp vào loại xuất sắc, đặc biệt, việc sử dụng các mẫu biểu này hoàn toàn miễn phí.
1. http://office.microsoft.com/en-us/templates
Đây là “kho” template đồ sộ được cung cấp bởi chính Microsoft mà bạn nên lui tới thường xuyên. Tại trang này, bạn có thể tìm được hầu như mọi mẫu tài liệu liên quan đến văn phòng, chúng được phân loại theo nhiều lĩnh vực khác nhau để bạn dễ chọn lựa, bao gồm: các mẫu hợp đồng, các mẫu biểu báo cáo, thư tín, thiệp mời, hóa đơn, brochure, tờ rơi, CV, chương trình nghị sự, và lịch công tác… Một điểm lưu ý là các template tại đây đã được nén thành định dạng mở rộng .cab, bạn có thể dùng phần mềm WinRar để giải nén và sử dụng file template bên trong như các file MS Office bình thường.
2. Docstoc.com
Docstoc là một website dịch vụ mạnh và cực kỳ hữu dụng, các mẫu tài liệu tại đây được cung cấp và chia sẻ bởi cộng đồng thành viên. Tuy mới chỉ khai trương gần đây nhưng Docstoc đã thu hút trên 65.000 người dùng đăng tải tài liệu, tập trung vào các lĩnh vực: kinh doanh, tài chính, kỹ thuật, giáo dục, các loại hợp đồng, điều khoản thỏa thuận… Nếu bạn cần một văn bản chuyên nghiệp dùng trong kinh doanh thì Docstoc sẽ là nơi bạn cần “lùng sục” đầu tiên. Website được trang bị các chức năng tiên tiến và tiện lợi cho người dùng như: xem nội dung tài liệu trước khi download, chức năng comment cho phép bạn thảo luận về một tài liệu nào đó, bên cạnh đó bạn còn có thể upload tài liệu của mình để chi sẻ với mọi người. Tuy nhiên, để download được tài liệu trên Docstoc, bạn buộc phải đăng ký account và đăng nhập bằng tải khoản của mình.
3. Scribd.com
Dịch vụ của Scribd gần giống với Docstoc, nghĩa là tất cả các tài liệu đều được chia sẻ bởi cộng đồng thành viên, nhưng thư viện của Scribd có phần đồ sộ hơn. Bởi vì Scribd không chỉ là nơi cung cấp các mẫu tài liệu văn phòng mà là một kho tàng thư viện sách khổng lồ. Tại đây, bạn có thể tìm được các quyển sách quý giá được chia sẻ bởi các thành viên khác. Đặc biệt, website này có khá nhiều tài liệu tiếng Việt. Nếu không biết bắt đầu từ đâu, bạn hãy gõ vào hộp Search để tìm kiếm các tài liệu mong muốn.
Về tính năng thì Scribd hơn hẳn Docstoc, bên cạnh việc xem trước và gởi bình luận, Scribd còn cho phép bạn download ngay mà không cần đăng ký. Hơn nữa, bạn có thể tùy chọn các định dạng file phù hợp như: PDF, Word hoặc Plain text… Nếu thích, bạn còn có thể nhúng các tài liệu tại đây vào blog hoặc web của mình để chia sẻ với bạn bè.
DIGILIFE