Hotel Booking System là phần mềm quản lý dành cho các khách sạn và nhà nghỉ khá phổ biến hiện nay nhờ giao diện dễ sử dụng và các tính năng hữu ích.
Sau đây là một số dạng mẫu (form) do phần mềm cung cấp để thiết lập thông tin quản lý.
QUẢN LÝ PHÒNG:
- Booking Form: Mẫu này dùng để chọn ngày đặt phòng, kiểm tra phòng còn trống, lưu trữ thông tin khách hàng và hóa đơn thanh toán...
- Booking Calendar: Mẫu này cung cấp thông tin xem những phòng nào còn trống, giúp người quản lý sắp đặt phòng cho hôm nay, tuần sau thậm chí năm sau!
- Add/Remove Season: Mẫu này dùng để nhập thông tin về giá phòng theo mùa (season) cho khách sạn, cho phép người quản lý chọn giá đúng khi thanh toán tiền.
- Add/Romove Room Types: Nhập thông tin về loại phòng có trong khách sạn. Ví dụ: Đơn (single), đôi (Double), VIP...
- Add/Remove Room Rates: Sau khi đã nhập thông tin vào Add/Remove Season và Add/Remove Room Types, bạn nhập thông tin vào mẫu này nhằm quy định giá cho từng loại phòng vào từng mùa.
Ví dụ: Room type: Single, Season: May-August, Room Rate: 50*(với * là đại diện cho loại tiền tệ dùng khi thanh toán được qui định trong mục Settings).
- Room Booking Calculation: Quy định loại tiền tệ được sử dụng khi thanh toán, có thể được áp dụng cho từng khách hàng hay từng phòng. Khi đó hóa đơn sẽ được thanh toán tùy theo số khách trong phòng hoặc giá phòng đã được quy định sẵn. Ngoài ra mẫu này còn hỗ trợ thanh toán thêm tiền thuế nếu các phòng này bị đánh thuế.
- Room Status (Tình trạng phòng): Dùng để thông báo tình trạng phòng là Vacant (trống) hay Dirty (chưa được dọn dẹp). Khi có hành khách trả phòng, phòng đó được đánh dấu là Dirty. Khi đã được đặt (booked), phòng chuyển sang tình trạng Occupied.
QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG (Customers):
- Check In/Check Out (Làm thủ tục nhận/trả phòng): Mẫu này dùng để theo dõi lượng khách đang ở trong khách sạn đồng thời cung cấp nhanh những thông tin về số khách hàng sẽ đến vào tuần sau. Khi một trong số các hành khách trả phòng (check out) thì chương trình sẽ kiểm tra xem hóa đơn (bill) đã được thanh toán chưa. Nếu chưa được thanh toán đủ thì sẽ có thông báo về số tiền còn lại cần phải trả.
- Customers Details & Customers Profiles: Nhập và lưu trữ mọi thông tin cần thiết về khách hàng (địa chỉ, số điện thoại, CMND, ngày đến, ngày đi...).
- Search: Kiểm tra và tìm kiếm thông tin về khách hàng. Chỉ cần gõ một từ khóa, phần mềm sẽ tìm kiếm thông tin có trong dữ liệu.
- Assign Service: Sử dụng khi phải phục vụ thêm một dịch vụ nào khác để cộng vào hóa đơn thanh toán.
Ví dụ: Service Name: Extra Bed, Rate: 15*.
NHỮNG MẪU CẦN THIẾT KHÁC:
- Reports: Chọn ngày để xem bản báo cáo tình hình hoạt động của khách sạn.
- Hotel Details: Chứa đựng những thông tin liên quan đến khách sạn, sẽ xuất hiện trên hóa đơn thanh toán và các bản báo cáo (Reports).
- System Users: Thiết lập danh sách những người sử dụng hệ thống. Có 3 loại user account:
Read Only: Chỉ được xem, không có quyền chỉnh sửa.
Read/Edit: Chỉ được xem và chỉnh sửa thông tin khách hàng.
Supervisor: Toàn quyền quản lý hệ thống.
Chương trình có dung lượng 11 MB. Download tại www.download.com, từ khóa “hotel booking system”.
NGUYỄN THANH PHONG