Những thông tin hữu ích mà bạn tình cờ bắt gặp trong khi lướt web hay đọc tài liệu tham khảo, những ý tưởng hay chợt lóe lên trong suy nghĩ của bạn... tất cả đều cần được ghi lại và sắp xếp cẩn thận để sẵn sàng sử dụng khi bắt tay vào việc soạn thảo một dự án, làm luận văn hay biên soạn một bài giảng. Smart PIM sẽ giúp bạn thực hiện việc này một cách hết sức đơn giản ngay trên máy tính mà không cần dùng đến giấy bút! Ngoài việc lưu giữ và sắp xếp khoa học những tư liệu cần thiết, chương trình còn cho phép biên tập, in tài liệu ra giấy hoặc nhắc nhở bạn những việc cần làm...
Những tính năng chính:
- Smart PIM (Smart Personal Information Manager) quản lý thông tin cá nhân thông qua việc tạo ra các bản ghi chép (notes) bằng cách gõ nhập trực tiếp từ bàn phím, đưa vào từ các tài liệu có sẵn, hay “chụp lại” (capture) nội dung từ nhiều nguồn ứng dụng khác nhau như Internet Explorer, FireFox, Opera, Word, Excel, Adobe Reader, Outlook Express...
- Sau khi tạo ra các bản ghi chép bạn còn có thể chỉnh sửa nội dung cho phù hợp và phân loại thành nhiều mục (categories) để thuận tiện cho việc tra cứu.
- Bạn còn có thể dùng Smart PIM để soạn văn bản, viết nhật ký, lập danh bạ, lưu giữ các địa chỉ web ưa thích hay nhắc nhở những việc cần làm...
- Tích hợp một bộ tìm kiếm để giúp bạn tra cứu nhanh những thông tin cần sử dụng.
- Cho phép sử dụng mật khẩu bảo vệ để giới hạn việc sử dụng chương trình nhằm bảo mật thông tin.
- Nếu muốn dùng Smart PIM ở dạng portable, bạn có thể chép chương trình và cho chạy trực tiếp từ ổ đĩa flash, vì thế lúc nào bạn cũng có thể đem theo bên mình các thông tin cần thiết đã được ghi chép để sử dụng chúng “mọi lúc, mọi nơi”.
Cài đặt và sử dụng chương trình:
Để tải Smart PIM 2009 v1.8.7 (dung lượng 1.09 MB) bạn tìm đến trang chủ tại địa chỉ: http://smartfishsoft.com/.
Có thể lựa chọn cài đặt phiên bản miễn phí Free Edition, bị giới hạn, hoặc bản Deluxe đầy đủ chức năng, được dùng thử trong 30 ngày ngay tại cửa sổ cài đặt đầu tiên. Khi đã xong bạn chạy chương trình, vào giao diện chính để thực hiện công việc.
- Tạo các bản ghi chép: Có thể thực hiện bằng 1 trong 3 cách sau:
1. Gõ nhập thủ công từ bàn phím: sử dụng trong trường hợp thông tin mà bạn thu thập được lấy từ các văn bản trên giấy, báo chí, sách vở, thư từ... hay các ý tưởng mà bạn tự nghĩ ra. Từ menu chính, chọn File > New Note hoặc bấm nút New Note ngay tại thanh công cụ để mở cửa sổ soạn thảo. Tại đây bạn tha hồ gõ nhập các thông tin cần ghi chép rồi bấm nút Save (hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl+Enter) để lưu lại nội dung vừa thực hiện.
2. Đưa vào các văn bản từ các file có sẵn trên máy tính: dùng các file có định dạng *.txt, *.rtf, hay *.doc để tạo nhanh các bản ghi chép. Chọn File > Import Note, chương trình sẽ tự động tạo ghi chép cho bạn.
3. Chụp lại (capture) văn bản và hình ảnh từ các ứng dụng: từ cửa sổ của các ứng dụng, chọn tất cả các nội dung cần lưu giữ rồi bấm phím tắt (mặc định là Ctrl+D) để chương trình đưa tất cả các nội dung này vào bản ghi chép và tự động lập tiêu đề cũng như liên kết đến các website có liên quan. Công cụ này đặc biệt hữu ích khi thông tin của bạn được thu lượm từ Internet và các ứng dụng. Bạn cũng có thể sử dụng cách này để bổ sung thông tin vào các bản ghi đã có.
- Chỉnh sửa bản ghi: bấm đôi vào tên bản ghi trong danh sách liệt kê để mở cửa sổ biên tập. Tại đây bạn có thể thay đổi tiêu đề, liên kết nội dung văn bản hay phân loại ghi chép. Nếu muốn, bạn còn có thể điều chỉnh các kiểu định dạng cho văn bản như đang sử dụng một trình soạn thảo bình thường. Làm xong bạn nhớ bấm nút Save để lưu lại các thay đổi và bấm OK để đóng cửa sổ này lại.
- Phân loại bản ghi: muốn tra cứu thông tin nhanh chóng, các bản ghi cần được phân loại thành nhiều mục khác nhau. Bấm phải vào tên bản ghi trong danh sách rồi chọn Move to category > chọn tên mục tương ứng, bản ghi sẽ được chuyển đến đúng nơi bạn vừa chọn.
Bạn có thể tạo thêm nhiều mục phân loại khác theo ý thích, hoặc do nhu cầu công việc bằng cách bấm vào nút Add Category trên thanh công cụ, nhập tên cho mục muốn tạo trong hộp thoại mở ra, bấm OK để hoàn thành. Mục mới sẽ xuất hiện trong danh mục bên trái cửa sổ chính. Từ đây bạn có thể dễ dàng tìm kiếm những thông tin cần thiết tại danh mục này để mở tài liệu ra sử dụng.
- Xóa bỏ bản ghi: để xóa bỏ một bản ghi không còn sử dụng, bạn bấm chọn tên trong danh sách rồi bấm nút Remove Note để chuyển nó vào thùng rác (Trash). Tại đây bạn vẫn có thể phục hồi lại bản ghi này bằng cách bấm nút Restore, nếu muốn xóa hẳn bạn bấm tổ hợp phím Shift+Del tương tự như xóa file trong Windows.
- Tìm kiếm một bản ghi: muốn tìm nhanh, bạn nhập từ khóa liên quan vào ô tìm kiếm rồi bấm nút Search, chương trình sẽ hiển thị các mục tìm được trong bảng danh sách bên phải.
- Đóng gói thông tin thành một file: Nếu muốn gom tất cả các bản ghi thành một file duy nhất để dễ dàng sử dụng trên một máy tính khác, bạn vào menu chính chọn File > Export Notes. Smart PIM sẽ tạo ra cho bạn một file có định dạng nts.
Nếu chỉ cần sử dụng thông tin của từng bản ghi, bạn bấm phải vào bản ghi đó trong danh sách, chọn Export rồi lưu lại thành các tập tin có định dạng txt, rtf, doc hoặc html.
- Sử dụng thông tin đã đóng gói: trong menu chính chọn File > Import Notes để mở các thông tin có trong file *.nts đưa vào chương trình để sử dụng.
- Công cụ nhắc việc (Reminder): Để không quên thực hiện một việc quan trong nào đó, bạn cần sử dụng công cụ nhắc việc của chương trình. Bấm phải tên bản ghi chọn Add Reminder để mở cửa sổ thiết đặt. Tại đây bạn xác định rõ thời điểm cần thực hiện trong các ô tương ứng, bấm chọn ô kiểm Play sound nếu muốn báo hiệu bằng âm thanh, rồi bấm OK để đóng cửa sổ này lại.
- Xem lịch (calendar): mở lịch ra để xem ngày tháng bằng cách chọn Tools > Calendar.
Một số tùy chọn quan trọng
Để điều chỉnh một số tùy chọn cho chương trình, bạn vào Tools > Options để mở cửa sổ thiết đặt. Cần chú ý các mục sau:
- Tại khung Hotkeys: thay đổi các phím nóng để thực hiện các tác vụ.
- Thiết lập mật khẩu bảo vệ để giới hạn sử dụng chưong trình nhằm giữ bí mật thông tin. Tại khung Password Protection, bấm chọn ô kiểm Enable Password rồi bấm nút Change Password để mở hộp thoại. Tại đây nhập mật khẩu 2 lần vào các ô tương ứng rồi bấm OK để cho hiệu lực mật khẩu và đóng hộp thoại.
Sau khi thiết lập xong, mỗi lần mở chương trình sẽ có yêu cầu nhập đúng mật khẩu mới cho sử dụng.
Mặc dù chỉ có thể thực hiện những chức năng đơn giản, nhưng với tính hiệu quả cao, Smart PIM sẽ đáp ứng được những yêu cầu thiết yếu trong công việc tích lũy và quản lý tư liệu cần thiết, góp phần vào sự thành công trong công việc của bạn.
NHẬT TÂN