Kể từ ngày 11/10, khi vào địa chỉ trang web soạn thảo văn bản trực tuyến Writely (LBVMVT 142) http://www.writely.com, bạn sẽ được chuyển đến địa chỉ mới http://docs.google.com và tất cả tài liệu của bạn sẽ được tập hợp dưới cái tên Google Docs & Spreadsheets (D&S). Như vậy Google đã mua Writely nhằm tích hợp hai công cụ cơ bản nhất đối với công việc văn phòng là soạn thảo văn bản và lập bảng tính.
Để sử dụng được dịch vụ này, bạn cần có một account của Google (như account Gmail chẳng hạn). Sau khi đăng nhập, bạn chọn New Document để vào trang soạn thảo văn bản, New Spreadsheet để lập bảng tính, Upload để upload file.
¡ Soạn thảo văn bản
Nhìn chung giao diện nhiều màu sắc của Writely được thay bằng kiểu giao diện riêng của Google với các toolbar được tập hợp thành các tab. Nhưng D&S vẫn thừa hưởng hầu hết tính năng chính của Writely trước đây:
- Hỗ trợ bảng mã Unicode, nhờ đó bạn có thể soạn thảo văn bản tiếng Việt mà không gặp trở ngại nào.
- Việc chèn hình ảnh, liên kết, bảng biểu, dấu phân cách hay ký tự đặc biệt vào văn bản rất thuận tiện.
- Hỗ trợ tác vụ Find & Replace trong trường hợp tìm và thay thế một đoạn văn bản nào đó.
- Tính năng Word count thống kê số từ, ký tự có trong tài liệu.
- Lưu tài liệu dưới dạng html, rtf, pdf, doc, OpenOffice.
- Hệ thống phím tắt giúp người dùng thực hiện thao tác soạn thảo nhanh chóng: Ctrl+S (lưu), Ctrl+K (chèn liên kết), Ctrl+M (tạo ghi chú), Ctrl+B (chữ đậm), Ctrl+I (chữ nghiêng), Ctrl+Z (Undo), Ctrl+Y (Redo), Ctrl+A (chọn toàn bộ văn bản), Ctrl+C (copy) Ctrl+V (dán), Ctrl+Home (di chuyển về đầu văn bản), Ctrl+End (di chuyển đến cuối văn bản).
¡ Lập bảng tính
- Thay vì các thanh toolbar chứa đủ thứ như Excel, bạn có 3 tab là Format (định dạng), Sort (sắp xếp) và Formulas (công thức). Bạn có thể định dạng font chữ, kích cỡ và màu sắc cho từng ô, gộp các ô lại theo chiều ngang (merge across) hay canh lề trái, phải, giữa theo cả chiều ngang lẫn chiều dọc.
- Công thức trong G&S rất phong phú, có khoảng 270 công thức (tương đương với Excel 2003) được chia thành 8 nhóm, từ các toán tử, logic đến các hàm lượng giác và thống kê, đủ để thỏa mãn hầu hết các tác vụ tính toán. Việc đưa công thức vào rất dễ, bạn chọn công thức rồi chọn các ô cần tính toán bằng chuột. Bạn cũng có thể copy / paste công thức từ một ô sang nhiều ô, các công thức này được tính toán lại một cách thông minh theo địa chỉ tương đối hay tuyệt đối như Excel.
¡ Quản lý tập tin
- Toàn bộ tài liệu văn bản và bảng tính được gộp chung vào một giao diện quản lý duy nhất. Ngoài ra bạn hãy thử phân loại tài liệu bằng cách gắn các tag riêng hay tạo chú ý bằng dấu sao (star).
- Bạn có thể đưa tài liệu lên và tận dụng D&S như một nơi lưu trữ dữ liệu trực tuyến. Chọn Upload để hiển thị khung Upload A File. Lưu ý kích thước tài liệu không quá 500 KB và có định dạng là html, txt, doc, rtf, odt, sxw, csv, xls, ods. Sau khi upload thành công, bạn dễ dàng thao tác chỉnh sửa trên văn bản khi cần.
¡ Chia sẻ tài liệu
- Bạn có thể mời người khác xem hoặc sửa đổi tài liệu trong tài khoản D&S của mình. Trong giao diện soạn thảo văn bản nào đó, chọn Collaborate, nhập địa chỉ email người muốn mời vào mục Invite collaborators (những người này có quyền sửa đổi tài liệu và mời thêm người khác). Hoặc nhập địa chỉ email vào mục Invite viewers (chỉ có quyền xem). Lưu ý mỗi địa chỉ email cách nhau bằng dấu phẩy.
- Nếu muốn tài liệu của bạn có một địa chỉ cụ thể cho mọi người truy cập và đọc khi cần, chọn Publish và bấm Publish Document. Ngoài ra bạn có thể đưa nội dung văn bản lên blog trên Blogger (www.blogger.com), Wordpress (www.wordpress.com)... bằng cách bấm Post to blog.
HOÀNG NGHĨA HẠNH