Bạn là người làm việc cơ động và phải thường xuyên tiếp xúc với nhiều đối tượng khách 
hàng khác nhau, vì vậy không thể không ghi nhớ những thông tin cá nhân của các đối tác của mình như: tên họ, số điện thoại, địa chỉ, email... Bạn có thể ghi những thứ đó vào sổ, nhưng như vậy thì không phù hợp cho lắm với thời đại công nghệ thông tin! Thay vào đó, với hai dịch vụ lưu trữ, quản lý thông tin cá nhân trực tuyến sau đây, bạn có thể tìm và tra cứu nhanh chóng, bất kỳ nơi đâu mà lại an toàn không sợ thất lạc, có thể kết kết hợp với những dịch vụ khác để điều hành công việc hàng ngày.
1. PIMOnline
Personal Information Manager Online là một dịch vụ quản lý thông tin cá nhân trực tuyến hàng đầu với chức năng chính là tạo danh sách quản lý cá nhân nhằm bảo đảm sự liên hệ được dễ dàng cũng như tính riêng tư của khách hàng. Dù bạn ở tại nhà, tại văn phòng, hay khi đi công tác vẫn có thể truy nhập miễn là nơi đó có mạng.
Trước tiên, bạn truy cập vào trang www.pimonline.com/newuser.asp để tạo cho mình một tài khoản sử dụng miễn phí. Bạn điền đầy đủ các thông tin cá nhân như user name, mật khẩu truy cập, email, giới tính, nghề nghiệp, tại mục Home Time-Zone chưa có hỗ trợ cho Việt Nam nên bạn cứ chọn một tên nước bất kỳ và điền Postal ZipCode, ví dụ bạn chọn New York City với ZipCode là 12345, cuối cùng nhấn I accept để hoàn tất quá trình khai báo. Tiếp theo bạn nhấn vào mũi tên màu đỏ là có thể tiến hành đăng nhập được. Bạn sẽ thấy ngay giao diện của trang web khá trực quan và rất dễ sử dụng đối với mọi người.
Các chức năng chính :
- Thẻ Calendar: giúp bạn xem lịch và tạo thông báo nhắc nhở cho các công việc định trước trong tương lai. Bạn nhấn chuột vào dấu cộng ở những ngày muốn tạo lịch nhắc nhở công việc. Trong mục Add Event bạn điền các thông tin chính về các sự kiện sắp tới cần được thông báo theo hình thức nhắc trước bằng email, trong phần OPTIONS bạn điền email để PIMOnline thông báo theo dạng hằng ngày, hằng tuần, mỗi hai tuần và hằng năm và cần nhắc trước bao nhiêu ngày để bạn không thể bỏ lỡ cuộc hẹn hay công việc quan trọng nào. Cuối cùng bạn nhấn Save để lưu lại.
- Thẻ Contacts: đây là chức năng chính của PIMOnline, giúp bạn lên danh sách tất 
cả các thành viên, người thân, bạn bè hay đối tác bằng cách quản lý theo chữ cái đầu tiên hay thư mục. Bạn điền đầy đủ các thông tin cần thiết về họ như tên, email, số di động, điện thoại cơ quan, địa chỉ nhà, ngày sinh, chỗ nào không biết hoặc không cần thiết thì có thể bỏ trống. Sau đó nhấn Save để lưu lại và Save and Add New để lưu và tạo cái mới. Ngoài ra, bạn cũng có thể tạo ra các thư mục với những chủ đề khác nhau để tiện việc theo dõi cũng như quản lý. Bằng cách nhấn vào thẻ Manage Folders đánh tên vào New folders name rồi nhấn New để tạo.
|
|
|
|
- Thẻ To Do và Notepad: có cùng chức năng chính là tạo ra những thông báo nhắc nhở về bất kỳ sự việc nào hoặc ghi chú cho vấn đề nào đó. Bạn nhấn Add Task hoặc Add Notes tương ứng rồi đánh những gì cần thiết xung quanh chủ đề sau đó nhấn Save để lưu lại.
- Thẻ My Profile: cho phép bạn tùy biến lại các thông tin cá nhân như mật khẩu, email, nhấn Save để lưu lại. Cuối cùng nhấn Logoff để thoát
2. HOSUROnline
|
|
|
|
Với HOSUROnline thì mọi việc diễn ra đơn giản hơn so với PINOnline. Bạn không cần phải khai báo gì nhiều ngoài username và password. Trước tiên, bạn chỉ cần truy cập trang http://hosuronline.com/update/address/default.asp, nhấn vào dòng Free Online Address Book. Nếu bạn đã là thành viên rồi thì chỉ cần đăng nhập nữa là xong, nếu chưa là thành viên thì bạn điền username và mật khẩu vào ô trống, nhấn Login. Dịch vụ sẽ tự động kiểm tra lại tài khoản này có ai sử dụng chưa, nếu username này chưa có ai xài thì bạn nhấn Create Account để tạo tài khoản này. Sau đó là có thể tiến hành đăng nhập ngay. Giao diện chính của trang web khá đơn giản, gồm hai thẻ quan trọng là View address book và Add event giúp bạn tạo ra các danh sách quản lý cũng như tạo sự kiện nhắc nhở.
|
|
|
|
- Thẻ View address book: bạn nhấn vào thẻ này rồi nhấn tiếp Add New Entry ở góc bên phải và điền những thông tin cá nhân cần thiết như: tên họ, email, fax, địa chỉ số điện thoại... Sau đó nhấn Add > Edit address book entry, lưu lại là xong. Với chức năng quản lý theo danh sách chữ cái hoặc liệt kê tất cả bằng cách nhấn View All nên bạn dễ dàng tìm được thông tin cá nhân của người cần tìm mà không cần phải mất nhiều thời gian.
- Thẻ Add event: gán một hay nhiều sự kiện cần nhắc nhở trong tương lai. Bạn nhấn chọn ngày cần đặt sự kiện, điền các thông tin như: thời gian xảy ra, tên và nội dung của sự việc các ô trống tương ứng cuối cùng nhấn Add this event, lưu lại là xong.
BÙI HỮU ĐẠT