A-Z Contacts Manager cung cấp một giải pháp toàn diện và hiệu quả cho việc quản lý danh bạ, từ quản lý các thông tin chi tiết của từng cá nhân, nhắc nhở thực hiện công việc và sự kiện quan trọng, gửi hàng loạt email đến cho tất cả hoặc từng nhóm đối tượng... cho đến sao lưu định kỳ và bảo mật dữ liệu nhằm tránh thất lạc hay bị đánh cắp.
Trước tiên bạn tìm đến trang chủ để tải về miễn phí A-Z Contacts Manager 3.1.7 phiên bản demo (dung lượng 5,64 MB) tại địa chỉ: http://www.josytal.com/azcntmng.
Sau khi cài đặt, kích hoạt chương trình để mở cửa sổ chính. Khi mới khởi động chương trình sẽ đưa ra một thông báo nhắc nhở cho việc cài đặt mật khẩu để bảo vệ dữ liệu, nhưng bạn chưa cần quan tâm lắm vì vẫn có thể thực hiện việc này ở phần sau, hãy bấm OK để đóng hộp thoại này và vào cửa sổ chính. Chương trình có giao diện sáng sủa, tuy có nhiều mục trong menu chính cũng như các bảng biểu trong các cửa sổ, nhưng bạn đừng lo lắng, vì việc sử dụng chương trình cũng không quá phức tạp. Bạn có thể thực hiện từng chức năng cụ thể thông qua các thẻ tương ứng gồm có:
1. Thẻ Home:
Tại đây bạn sẽ thấy một chiếc đồng hồ hiển thị thời gian, một vài khung lịch cho biết ngày tháng hiện tại và các tháng kế tiếp. Hai khung phía dưới liệt kê những ngày kỷ niệm hay sự kiện quan trọng có liên quan đến những người trong danh bạ (Contacts annual events) và những điều cần nhắc nhở để thực hiện (Notes Reminder) đã được chương trình ghi nhớ.
Nếu chỉ cần biết những sự kiện đáng nhớ hay những việc cần làm trong một khoảng thời gian ngắn trước mắt, bạn cũng có thể thu hẹp thời hạn này bằng cách điều chỉnh ngày tháng tại các ô From và Till. Như vậy nhiệm vụ chủ yếu tại thẻ này là cung cấp thông tin về ngày giờ và các phần việc đã được “phân công” cho chương trình theo dõi. Bạn chỉ cần xem qua rồi tiếp tục bấm vào thẻ Contacts ngay bên cạnh để sang phần quan trọng tiếp theo.
2. Thẻ Contacts:
Đây mới chính là chức năng trọng tâm của chương trình dùng để quản lý danh ba. Khi chuyển qua thẻ Contacts, giao diện có một chút thay đổi cho phù hợp với chức năng:
Tại bảng bên trái lúc này danh bạ sẽ được chia nhỏ thành nhiều nhóm (group) khác nhau để dễ quản lý như: Business (kinh doanh), Friends (bạn bè), Neighbours (hàng xóm)... Bạn có thể thêm một hay nhiều nhóm nữa vào đây tùy theo nhu cầu công việc bằng cách bấm phải vào vùng cửa sổ này rồi chọn New Group, đặt tên cho nhóm trong hộp thoại mở ra rồi bấm OK để hoàn thành. Lúc này trong danh bạ sẽ xuất hiện thêm một nhóm mới với tên do bạn vừa đặt.
Bây giờ, nhìn xuống phía duới vùng danh sách này sẽ thấy một số nút dùng để thực hiện các tác vụ quản lý danh bạ như:
- New group: tạo nhóm mới (tương tự như vừa thực hiện).
- Search: công cụ để tìm kiếm một đối tượng trong danh bạ. Bấm vào nút này để mở hộp thoại Search Contacts, nhập từ khóa muốn tìm vào ô Search word or phrase, chương trình sẽ nhanh chóng tìm ra và cho hiển thị kết quả ngay tại khung chính giữa của cửa sổ Contacts.
Show All / Delete All: cho hiển thị hoặc xóa tất cả các mục trong danh bạ.
- Send Email: gởi email cho người được chọn trong danh bạ.
- Website: truy cập vào địa chỉ website của người được chọn trong danh bạ.
- Columns: chọn các cột mục (mỗi cột mục cũng chính là một thông tin chi tiết cho các đối tượng) để cho hiển thị trong danh bạ. Bấm nút này để mở cửa sổ Table Columns Editor, bỏ chọn tại những mục mà bạn không muốn xuất hiện để thu gọn bảng danh bạ.
- Export / Print: cho phép xuất các thông tin trong danh bạ ra nhiều định dạng khác nhau như Word, Excel, HTML ... để xem, lưu thành file hoặc in ra giấy.
Tại vùng cửa sổ bên phải là phần chính của danh bạ, những thông tin chi tiết của từng cá nhân được liệt kê với nhiều cột mục tương tự như một bảng tính Excel. Bạn có thể cho hiển thị tất cả, theo nhóm hoặc chọn thứ tự alphabet theo tên của những người đó bằng các thẻ a, b, c... bên trái khung này. Còn với các nút ngay dưới vùng danh bạ, bạn dùng để thực hiện các tác vụ:
- Add: đưa thêm một người mới vào danh bạ và khai báo đầy đủ phần “lý lịch” chi tiết cho nguời này (tác vụ này bị giới hạn trong bản demo).
- Edit: điều chỉnh các thông tin chi tiết cho mỗi người trong danh bạ. Chọn tên một người trong danh bạ rồi bấm nút này để mở cửa sổ điều chỉnh. Trong cửa sổ Contacts Edit Record tại thẻ General bạn có thể nhập vào các thông tin chính về mỗi cá nhân như: họ tên, giới tính, quốc tịch, địa chỉ, số điện thoại, địa chỉ email... Muốn “dán” hoặc xóa ảnh của người này tại đây bạn bấm nút Add photo / Delete photo để thực hiện.
Ngoài ra tại thẻ Additional của Contacts Edit Record, bạn còn có thể bổ sung thêm các đánh giá, nhận xét hoặc mô tả sơ lược về người này. Đặc biệt hơn bạn còn có thể ghi nhận những ngày kỷ niệm quan trọng (sinh nhật, ngày lễ kỷ niệm...) liên quan đến người này rồi đánh dấu tùy chọn Remind me about this event để chương trình nhắc nhở bạn không quên những dịp này.
Các nút còn lại dùng để xóa bỏ một danh mục, tim kiếm thông tin, chọn hiển thị các cột mục hoặc xuất, in nội dung các mục này.
Tại vùng cửa sổ dưới cùng (Details), bạn có thể xem nhanh các thông tin chi tiết về một người như số điện thoại, địa chỉ mail / web, các sự kiện quan trọng thường niên ... hoặc thuộc nhóm đối tượng nào mà không cần mở cửa sổ điều chỉnh. Bạn cũng có thể thêm, xóa hoặc sửa các thông tin này ngay tại đây bằng các nút Add, Edit, Delete phía dưới khung này.
Với chức năng quản lý danh bạ khá hiệu quả này, đủ để bạn có thể dùng ngay A-Z Contacts Manager để thay thế cho trình quản lý nhân sự cho doanh nghiệp của mình.
3. Thẻ Companies:
Thông tin liên quan đến các công ty mà bạn hoặc doanh nghiệp của mình có quan tâm, cũng được phân làm nhiều nhóm: Competitor (các đối thủ cạnh tranh), Customer (khách hàng), Supplier (nhà cung cấp)... Tại khung Details bạn có thể tìm hiểu thông tin chi tiết về các công ty này như loại hình kinh doanh (Business type), các cá nhân cần liên hệ (Contacts), số điện thoại (Telephones)... và các tác vụ trong thẻ này có thể thực hiện tương tự như tại thẻ Contacts.
4. Thẻ Batch Mailer:
Đây là công cụ gởi thư hàng loạt cho nhiều người trong danh bạ chỉ với một cú bấm chuột, giúp tiết kiệm thời gian khi công ty của bạn mở chiến dịch tiếp thị, cần gởi email đến với một số lượng lớn khách hàng. Nhưng để thực hiện được điều này trước tiên bạn cần phải cấu hình cho kết nối với máy chủ của dịch vụ gởi mail mà bạn đang sử dụng. Muốn vậy bạn bấm vào nút Configuration ngay chính giữa để mở cửa sổ thiết đặt, tại đây cần lưu ý các mục sau:
- SMTP (outgoing mail) Server: khai báo các thông số Host, Port, User Name / Account... (chẳng hạn smtp.gmail.com, Port: 465, nhattan192@gmail.com và mật khẩu.)
- Sender: thông tin về người gởi gồm địa chỉ email của bạn (from email) và địa chỉ email để gởi phản hồi (Return address), tên người gởi (Display Name).
Các mục khác nếu không cần bạn có thể để trống. Ngoài ra để tiết kiệm thời gian, và nếu trong máy bạn đã cấu hình cho một trình gởi thư (chẳng hạn Outlook Express) bạn có thể bấm nút Auto Fill with system default Email Account Settings để cấu hình tự động. Làm xong, nhớ bấm nút Save để lưu lại.
Bây giờ, bạn cần soạn nội dung cho email cần gửi bằng chức năng Batch Mailer, tại khung Message bạn bấm nút Add để tạo một thư mới, lập tức tại khung này sẽ xuất hiện một vùng trống cho bạn nhập tiêu đề cho thư vào ô Subject. Một cửa sổ soạn thư tương tự như một trình soạn thảo thông thường sẽ xuất hiện, cho phép bạn nhập vào các nội dung tùy ý, soạn xong, bấm nút Yes trong hộp thoại hiện ra khi thoát khỏi cửa sổ soạn thảo để lưu lại nội dung vừa viết, thư này sẽ được đưa vào trong khung bên cạnh để quản lý. Muốn kèm file vào thư, bạn bấm nút Attach File để mở cửa sổ chọn file để thực hiện.
Đến đây, một việc cần làm nữa là chọn đối tượng mà bạn muốn gởi thư (tất cả hoặc một vài nhóm trong danh bạ). Bạn bấm vào nút Recipients, chọn các nhóm trong danh sách đưa ra rồi bấm OK để đóng cửa sổ này lại. Cuối cùng, bấm vào nút Send để gởi đi.
5. Thẻ Notepad:
Cho phép bạn ghi chép và lưu trữ những thông tin cần thiết để yêu cầu chương trình theo dõi và nhắc nhở bạn thực hiện. Để bắt đầu ghi chép, bạn bấm vào nút Add tại thẻ này để mở một cửa sổ soạn thảo, sau đó nhập vào nội dung cần thiết rồi bấm OK để lưu và đóng cửa sổ này lại (tác vụ này bị vô hiệu trong bản demo). Một mục ghi chép mới sẽ xuất hiện trong danh sách tại khung Notes của cửa sổ này.
Muốn thay đổi hoặc bổ sung thêm nội dung cho các bản ghi chép, bạn chọn nó trong danh sách rồi bấm nút Edit để mở cửa sổ Edit record, tại đây nếu muốn chương trình nhắc nhở bạn về sự kiện đã lưu, hãy đánh dấu vào ô Remind me rồi chọn thời gian trong ô Remind date và số lần nhắc nhở trong ô Frequency. Bạn có thể xem nhanh nội dung một ghi chép tại mục Details ngay bên dưới.
6. Sử dụng chức năng tìm kiếm dữ liệu:
Ngoài việc thiết lập cơ sở dữ liệu hoàn chỉnh cho danh bạ, A-Z Contacts Manager còn cung cấp cho bạn chức năng tìm kiếm rất hiệu quả:
- Tìm kiếm hoặc tra cứu (Search & Lookups): cho phép bạn nhanh chóng tìm được những thông tin cần thiết theo 2 cách: nhập từ khóa vào ô tìm kiếm hoặc tra cứu nhanh các mục được phân loại theo chủ đề hoặc nhóm trong danh bạ.
- Để tìm kiếm theo từ khóa bạn bấm chọn nút Search có hình chiếc kính lúp trên thanh công cụ phía trên cửa sổ, nhập từ khóa cần tìm trong ô Search word or phrase rồi bấm nút Find để thực hiện. Kết quả sẽ hiển thị ngay tại cửa sổ mà từ đó xuất hiện.
- Tra cứu theo chủ đề hoặc nhóm: tại menu chính tìm đến Lookups rồi chọn một trong số nhiều chủ đề được đưa ra trong menu này như: Common (chủ đề chung), Contacts (các mục trong danh bạ), Location (vị trí)... Khi tìm được một mục tại vị trí nào, bạn lại có thể chỉnh sửa, bổ sung hoặc tạo thêm nhiều mục mới... để mở rộng và làm phong phú thêm cho cơ sở dữ liệu của mình.
7. Các tùy chọn quan trọng của chương trình:
Chương trình cho phép thiết lập một số tùy chọn để cung cấp thêm nhiều tính năng giá trị khác. Để thực hiện bạn chọn vào menu Options để mở cửa sổ thiết đặt. Tại đây ngoài việc thay đổi cho giao diện và cách trình bày cần chú ý các tùy chọn quan trọng sau:
- Thẻ Database: bấm vào nút Create backup copy on exit program rồi chọn thư mục lưu cho các file gốc (Original) và file sao lưu (Backup copy). Bạn nên chọn đặt ở 2 thư mục này ở các ổ đĩa khác nhau để đề phòng hư hỏng dữ liệu và tự động lưu các file này mỗi khi bạn thoát khỏi chương trình. Ngoài ra, có thể xóa bớt các file sao lưu cũ để giải phóng dung lượng ổ cứng bằng cách bấm vào nút Clean up old backup copies.
Để bảo mật cho các thông tin trong cơ sở dữ liệu của chương trình bạn có thể thiết lập mật khẩu bảo vệ trong mục Database Security. Bấm chọn mục Prompt for password rồi nhập mật khẩu vào ô Password. Bạn cần ghi nhớ kỹ mật khẩu này vì từ nay mỗi lần mở chương trình đều xuất hiện hộp thoại yêu cầu nhập mật khẩu mới cho sử dụng.
- Thẻ Reminder: thiết lập cho việc sử dụng các công cụ theo dõi, nhắc nhở thực hiện các công việc quan trọng và phát âm thanh cảnh báo.
Các tùy chọn trong các thẻ khác, bạn có thể xem qua và nếu thấy chưa cần thiết nên giữ nguyên như mặc định, cuối cùng bấm Save all để lưu lại các thay đổi và Close để đóng cửa sổ.
Để chương trình thực sự phát huy hiệu quả, điều quan trọng duy nhất mà bạn cần làm là phải xây dựng một cơ sở dữ liệu thật đầy đủ, chính xác và thường xuyên cập nhật.
NHẬT TÂN