Trong quá trình sử dụng máy tính, hẳn bạn sẽ phải làm việc với rất nhiều tài liệu với những định dạng khác nhau, như những tài liệu văn bản với định dạng .doc (Microsoft Word), tài liệu dưới dạng bản tính .xls (của Excel) hay tài liệu với định dạng .pdf (của Acrobat)… Và mỗi khi bạn muốn in 1 tài liệu nào đó, bạn sẽ phải mở tài liệu đó bằng chương trình tương ứng rồi mới bắt đầu sử dụng tính năng in của chương trình đó. Vấn đề đặt ra bây giờ là bạn có đến hàng chục tài liệu với hàng chục định dạng khác nhau, từ .doc, .xls, .pdf rồi đến .ppt (định dạng của PowerPoint), .txt (định dạng text)… và muốn in ra toàn bộ các tài liệu này thì chẳng lẽ lại phải lần lượt mở từng tài liệu để rồi tiến hành in chúng? Như vậy hẳn sẽ mất rất nhiều thời gian để vừa ngồi để mở tài liệu, vừa ngồi chờ in… Tuy nhiên, với sự giúp đỡ của PrintConductor thì mọi chuyện lại trở nên đơn giản và dễ dàng hơn rất nhiều.
PrintConductor là một tiện ích nhỏ gọn và hoàn toàn miễn phí, giúp bạn tạo 1 danh sách các dữ liệu cần in với các định dạng thông dụng nhất, sau đó bạn chỉ việc tiến hành lệnh in là chương trình sẽ lần lượt in các tài liệu có trong danh sách đó 1 cách tự động, mà không cần phải lần lượt mở từng tài liệu để tiến hành in như cách thông thường. Trong thời gian chờ in, bạn không cần thiết phải ngồi bên cạnh máy tính mà có thể làm bất cứ việc gì mình muốn để chờ quá trình in kết thúc.
Sau khi download chương trình tại đây, bạn tiến hành các bước cài đặt như bình thường. Khi kết thúc quá trình cài đặt, bạn kích hoạt để sử dụng chương trình, chương trình sẽ hiện ra với một giao diện của chương trình rất đơn giản.
Bây giờ, tại giao diện của chương trình, Add Documents to the list… trên thanh menu để bắt đầu dưa những tài liệu cần in vào trong danh sách. Sau khi click vào nút này, một cửa sổ mới sẽ hiện ra cho phép bạn chọn các định dạng tài liệu có thể được in. Những định dạng tài liệu này chỉ có thể được in nếu trên máy tính của bạn đã cài đặt chương trình để đọc nó. Chẳng hạn để in được những tài liệu định dạng .doc thì trên máy tính của bạn sẽ phải cài đặt chương trình Microsoft Word phiên bản từ 97 trở lên. Bạn chọn những định dạng tài liệu mà mình muốn in trong cửa sổ này rồi click OK.
Sau đó, chương trình sẽ cho phép bạn chọn những tài liệu với các định dạng đã chọn để đưa vào danh sách. Bạn có thể chọn 1 lúc nhiều tài liệu với nhiều định dạng khác nhau (.doc, .pdf, .xls, .xls…). Sau khi chọn những tài liệu cần in, bạn click OK để đưa những tài liệu này vào danh sách của chương trình.
Tuy nhiên có 1 cách đơn giản và nhanh chóng hơn để đưa những tài liệu cần in vào danh sách của chương trình, đó là bạn tạo 1 folder mới, gom tất cả những tài liệu cần in vào folder này, sau đó, tại giao diện chính của chương trình PrintConductor, bạn click vào nút Scan Folder for Documents… trên thanh menu. Một cửa sổ hiện ra như trên, cho phép bạn chọn các định dạng tài liệu để in. Sau đó, một cửa sổ mới hiện ra, cho phép bạn chọn đến vị trí lưu folder chứa các tài liệu cần in trên ổ cứng, bạn tìm đến folder này và click OK để đưa toàn bộ các tài liệu cần in vào danh sách của chương trình.
Sau khi đã chọn được các tài liệu cần in, bạn cick vào Next trên giao diện của chính của chương trình để bắt đầu quá trình in. Tại đây, bạn thiết lập các tùy chọn của máy in như cỡ giấy, kiểu giấy, chọn máy in trên network… Sau khi hoàn thành các bước điều chỉnh, bạn click vào Run để bắt đầu quá trình in. Các tài liệu bạn chọn sẽ được in lần lượt dựa vào số thứ tự các tài liệu được xếp trong danh sách. Tài liệu nào xếp trước sẽ được in trước.
Bạn cũng có thể lưu lại danh sách các tài liệu cần in để có thể dùng vào lần sau bằng cách lick vào nút Save the list to a File… trên giao diện chính của chương trình để lưu danh sách này vào 1 file, tiện sử dụng vào lần sau. Lần sau, nếu bạn muốn sử dụng lại danh sách này, bạn có thể click vào nút Load list from a file… để chọn đến file đã lưu danh sách trước đó và tiến hành các bước in 1 cách nhanh chóng.
Ngoài ra, trước khi tiến hành in, bạn có thể coi lại nội dung của tài liệu cần in bằng cách chọn tài liệu cần xem nội dung rồi click vào nút Open Selected Document(s) in Default Viewer hoặc bạn cũng có thể xóa 1 tài liệu nào đó ra khỏi danh sách bằng cách chọn tài liệu đó rồi click vào nút Remove the Selected Document(s) from the list, hoặc click vào Empty the list để xóa sạch danh sách và bắt đầu tạo lại 1 danh sách mới.
Bây giờ, với sự giúp đỡ của PrintConductor, việc in ấn của bạn đã trở nên đơn giản hơn rất nhiều bởi vì không phải ngồi cạnh máy tính để rồi lần lượt mở từng tài liệu và nhấn lệnh in mà chỉ cần tạo 1 danh sách và quá trình in sẽ tự động hoàn toàn, vừa đơn giản lại vừa tiết kiệm được thời gian.
Phạm Thế Quang Huy