Cách “Tạo một địa chỉ email với tên miền tự đặt” nêu trên LBVMVT số 181 tuy có ưu điểm là không cần phải sở hữu sẵn tên miền nhưng có một trở ngại là phải kích hoạt tài khoản bằng điện thoại di động ở Mỹ và chỉ dùng cho cá nhân. Đối với một tập thể, cơ quan hay công ty... đang có website, muốn lập nhiều hộp thư riêng cho từng cá nhân hay từng bộ phận nhưng dùng chung tên miền của website thì dịch vụ miễn phí Apps for your domain của công ty Google là thích hợp nhất.
Hộp thư điện tử này được xây dựng bằng nhân là hộp thư Gmail, do đó bạn sẽ được thừa hưởng tất cả những tính năng tiên tiến và dung lượng lưu trữ khổng lồ của Gmail. Sau khi đăng ký, ngoài hộp thư thì bạn còn có thể sử dụng các dịch vụ nổi tiếng khác như Google Calendar, Google Chat và Google PageCreator được thiết lập riêng cho tên miền của bạn.
Trước khi tiến hành bạn phải sở hữu một tên miền riêng. Việc sở hữu một tên miền cũng không quá khó vì với các tên miền quốc tế thì chỉ tốn khoảng 10 USD/năm. Càng không phải quá khó nếu tên miền phục vụ cho cả một công ty.
Đăng ký sử dụng dịch vụ
Truy cập vào địa chỉ: http://www.google.com/a/. Click nút Sign up now ở cuối trang. Lần lượt theo các bước đăng ký đã được hệ thống thiết lập trước để thực hiện:
1. Sign in - đăng nhập vào hệ thống: ngay ở bước đầu Google yêu cầu bạn đăng nhập vào hệ thống bằng tài khoản Gmail của bạn để tiến hành đăng ký. Nếu bạn không có tài khoản Gmail thì bạn hãy click Create an account now bên dưới hộp đăng nhập để tạo tài khoản sử dụng dịch vụ.
2. Enter your domain name or register a new one: bạn hãy nhập địa chỉ website mà bạn muốn làm tên miền của hộp thư. Ví dụ ở đây tôi nhập: ktdoingoai.com. Sau đó nhấn nút Use my domain bên cạnh.
3. Tell us a little about your organization: Đây là bước quan trọng nhất quyết định bạn có được Google chấp nhận hay không. Bạn hãy lần lượt điền các thông tin đầy đủ vào các khung (điền bằng tiếng Anh). Nhưng bạn chú ý hai mục:
- Number of accounts needed: đây là số lượng hộp thư mà bạn có thể tạo, bạn hãy xác định thật kỹ cho hiện tại và tương lai của tập thể vì sau khi đăng ký thì bạn không thể thay đổi được.
- How are you involved in IT decisions for your organization: Bạn hãy chọn một trong hai tùy chọn sau: I determine which solutions my organization uses hoặc I’m involved in making the decision. Sau khi hoàn thành tất cả các mục bạn nhấn nút Submit info ở cuối trang.
4. Create an administrator account for ktdoingoai.com: ở bước này Google yêu cầu bạn tạo tài khoản quản trị. Đây chính là hộp thư đầu tiên của hệ thống và bạn sẽ sử dụng nó để quản lý hệ thống của bạn.
Cấu hình hệ thống
Sau khi đăng ký thành công là việc cấu hình kiểm tra chủ sở hữu tên miền và cấu hình DNS cho hộp thư:
1. Verify domain ownership: Sau khi tạo tài khoản quản trị, bạn sẽ được chuyển đến trang kiểm tra quyền sở hữu website. Bạn phải tạo một tập tin ở wwwroot của website có tên và nội dung theo như yêu cầu của Google. Sau khi thực hiện xong bạn hãy nhấn nút I’ve complete these steps.
2. Cấu hình Mail Exchange (MX) records ở DNS của tên miền. Bạn bấm vào mục Activate email để lấy các thông số cần thiết. Việc thay đổi thông tin DNS không dành cho người không có kinh nghiệm. Do đó, cách đơn giản nhất là bạn hãy copy toàn bộ nội dung trong trang này và gửi cho nhà cung cấp domain mà bạn mua và yêu cầu họ Setup giùm theo các thông số đó. Sau khi nhận được thông tin phản hồi của nhà cung cấp domain là đã thay đổi xong, bạn vào lại trang này và nhấn nút I’ve completed these steps ở cuối trang này.
Nếu cấu hình đúng thì bạn sẽ thấy có bảng thông báo Email - Running.
Tạo hộp thư mới
Để tạo hộp thư mới, bạn click vào dòng Create new account bên phải màn hình. Việc tạo tài khoản mới rất đơn giản, chỉ bao gồm họ tên người dùng và ID của hộp thư. Sau đó bạn sẽ nhận được thông báo tạo thành công. Để gửi thông tin cho người dùng, bạn click vào dòng chữ Email instructions để gửi thông báo cho người dùng.
Địa chỉ quản lý và địa chỉ vào hộp thư
- Quản lý: http://www.google.com/a/yourdomain.com Bạn sử dụng tài khoản quản trị đăng nhập ở địa chỉ này để quản lý hệ thống.
- Hộp thư: http://www.google.com/hosted/yourdomain.comm đây chính là địa chỉ mà thành viên của đơn vị của bạn sử dụng để đăng nhập hộp thư.
Nếu bạn muốn địa chỉ đăng nhập chuyên nghiệp hơn như http://mail.yourdomain.com thì bạn vào mục Domain settings và chọn cấu hình tương ứng. Sau đó liên hệ với nhà cung cấp domain để sửa đổi một số thông tin trong DNS để kích hoạt địa chỉ thứ cấp là mail (theo các thông tin được Google hướng dẫn). Hoặc bạn có thể tự tạo một địa chỉ như http://www.yourdomain.com/mail hoặc http://mail.yourdomain.com trong Control Panel của hosting, sau đó redirect địa chỉ này sang địa chỉ đăng nhập hộp thư.
H.A.C.