Giả sử bạn có một danh sách như hình 1.
Nhìn vào danh sách bạn thấy họ và tên có chỗ viết thường, chỗ viết hoa, chỗ lại để khoảng trắng... Bây giờ chúng ta cần phải sửa cho đúng như sau: Tất cả đều viết hoa chữ cái đầu, không có quá 1 khoảng trắng. Để giải quyết việc này bạn làm như sau:
- Đặt con trỏ vào ô đầu tiên của cột C, tọa độ C5, tức là sát với cột tên họ đã nhập. Nếu cột C đã có dữ liệu rồi bạn phải chèn trước cột C một cột trống.
- Tại ô C5 bạn nhập công thức sau:
=TRIM(PROPER(B5)
- Nháy vào nút Copy hoặc ấn Ctrl+C để copy công thức này.
- Đặt con trỏ xuống ô C6, một hộp thoại hiện ra bạn chọn Yes (hình 3).
- Bạn sẽ thấy tên họ viết theo đúng quy chuẩn hiện ra ở ô C5 (hình 4).
- Để thay thế họ và tên các ô còn lại, bạn đặt con trỏ vào ô C5. Khi thấy xuất hiện dấu +, bạn nhấn chuột giữ nguyên và kéo xuống (hình 5).
- Kết quả bạn sẽ có một danh sách như ý muốn (hình 6).
- Sau cùng, bạn chỉ cần xóa cột B là xong.
Dương Mạnh Hùng